Dönem sonunda çok sayıda cariyle mutabakat yapmanız gerekiyorsa, firmaları tek tek eklemek yerine Bakiye Mutabakatı ile toplu bir süreç oluşturabilirsiniz. Böylece tüm mutabakatları tek akış üzerinden yönetebilir ve yanıtları merkezi olarak takip edebilirsiniz.
Önerilen akış
1. Excel ile toplu yükleme yapın
Mutabakat sürecini oluştururken Excel ile Toplu seçeneğini kullanın.
Firma adı, bakiye tutarı ve yön (Borç veya Alacak) bilgilerini içeren Excel dosyanızı yükleyerek tüm carileri tek seferde sürece ekleyebilirsiniz.
2. Uygun bir son yanıt tarihi belirleyin
Karşı tarafların değerlendirme yapıp yanıt verebilmesi için yeterli süre tanıyacak bir Son Yanıt Tarihi belirleyin.
Süre dolduğunda mutabakat süreci otomatik olarak tamamlanacağından, çok kısa süreler belirlemek yanıt alınamadan sürecin kapanmasına neden olabilir.
3. Otomatik Hatırlatma'yı etkinleştirin
Otomatik Hatırlatma özelliğini açarsanız, henüz yanıt vermemiş carilere son yanıt tarihinden önce sistem tarafından otomatik hatırlatma e-postası gönderilir.
Böylece manuel takip yapmanıza gerek kalmaz.
4. Yanıtları tek ekrandan takip edin
Mutabakat süreci başladıktan sonra tüm yanıtları tek liste ekranından izleyebilirsiniz.
Her firmanın durumu;
- Mutabık
- Mutabık Değil
- Yanıtsız
olarak görüntülenir ve gerekli aksiyonları kolayca planlayabilirsiniz.
Bir sonraki dönem için hazırlık
Mutabakat sürecine eklediğiniz firmalar otomatik olarak Firma Rehberi'ne kaydedilir.
Sonraki dönemlerde aynı firmaları yeniden Excel dosyası hazırlamadan doğrudan rehberinizden seçebilir, mutabakat sürecini çok daha hızlı oluşturabilirsiniz.
Mutabık Değil yanıtlarında ayrıntılı inceleme
Bir firma "Mutabık Değilim" yanıtı verir ve her iki taraf da ekstresini sisteme yüklerse, MutabakatAI ekstreleri otomatik olarak karşılaştırır. Böylece bakiye mutabakatıyla başlayan süreç, gerektiğinde işlem bazında detaylı bir ekstre karşılaştırmasına dönüşür ve farkın kaynağını kolayca inceleyebilirsiniz.