Mutabakatın Değişmeyen Sorunu
Cari mutabakatın en zor kısmı her iki tarafın farklı biçimlerde tuttuğu kayıtları doğru şekilde eşleştirebilmektir.
Aynı ticari işleme ait kayıtlar iki ayrı ekstrede farklı görünebilir. Tarihler birkaç gün farklı olabilir, açıklamalar birebir uyuşmayabilir, tek bir fatura birden fazla ödeme ile kapatılmış olabilir veya aynı kayıt yanlışlıkla iki kez işlenmiş olabilir.
Bu farklılıkları manuel olarak incelemek zaman alır. Klasik yöntemlerde çoğu zaman yalnızca tarih ve tutarı birebir aynı olan kayıtlar kolayca eşleştirilebilir; daha karmaşık işlemleri yorumlamak ise kullanıcıya kalır.
Yapay zekânın mutabakat sürecine katkısı bu noktada ortaya çıkar. Çünkü ekstre karşılaştırma, yalnızca rakamları kontrol etmekten ibaret değildir; farklı görünen ancak aynı işlemle ilişkili olabilecek kayıtları birlikte değerlendirmeyi gerektirir.
Yapay Zekâ Süreçte Neyi Değiştiriyor?
Ekstrenizi Mevcut Haliyle Yükleyebilirsiniz
Klasik mutabakat araçları, dosyaların belirli bir şablona dönüştürülmesini gerektirebilir. Bu hazırlık süreci, mutabakat başlamadan önce ek bir iş yükü oluşturur.
MutabakatAI'de Excel ekstrenizi mevcut haliyle yükleyebilirsiniz. Sistem; tarih, açıklama, tutar, borç ve alacak gibi alanları dosya içeriğinden algılar ve alan eşleştirmelerini onayınıza sunar.
Borç ve alacak tutarlarının ayrı kolonlarda yer aldığı ya da hareketlerin farklı formatlarda dışa aktarıldığı ekstre yapıları da analiz edilerek uygun okuma biçimi önerilir.
Kayıtlar Daha Esnek Şekilde Eşleştirilir
Deneyimli bir muhasebe uzmanı iki ekstreyi karşılaştırırken yalnızca birebir aynı tutarları aramaz. Farklı tarihlerde kaydedilmiş işlemleri, parçalı ödemeleri, mükerrer kayıtları ve birbirini dengeleyen ters kayıtları da birlikte değerlendirir.
MutabakatAI, bu yaklaşımı yapay zekâ desteğiyle daha hızlı ve düzenli şekilde uygulamaya yardımcı olur.
Sistem; birebir eşleşmeleri, tarihi farklı görünen kayıtları, parçalı ve gruplu ödemeleri, mükerrer kayıtları, ters veya iptal kayıtlarını ve tutar farklılıklarını birden fazla açıdan analiz eder.
Eşleştirme yöntemlerinin ayrıntılarını Ekstre Karşılaştırma rehberinde inceleyebilirsiniz.
Farkın Kaynağını İşlem Bazında Görmenizi Sağlar
Klasik mutabakat sürecinde sonuç çoğu zaman yalnızca iki taraf arasındaki fark tutarıdır. Ancak asıl zaman alan soru bundan sonra başlar: Bu fark hangi kayıtlardan kaynaklanıyor?
MutabakatAI, eşleşmeyen kayıtları ve tutar farklarını ayrı bölümler halinde göstererek farkın kaynağını işlem bazında incelemenizi sağlar.
Simülasyon Modu ile belirli kayıtlar dikkate alındığında bakiyenin nasıl değişeceğini görebilir, farkın hangi işlemlerle ilişkili olabileceğini daha net değerlendirebilirsiniz.
Böylece karşı tarafla iletişime geçmeden önce elinizde yalnızca bir fark tutarı değil, incelenebilir ve paylaşılabilir bir kayıt listesi bulunur.
Sonuçlar Anlaşılır Şekilde Raporlanır
Mutabakat sonucu, karmaşık bir veri yığını yerine anlaşılır bölümler halinde sunulur.
Sonuç ekranında eşleşen kayıtları, eksik işlemleri, tutar farklarını, mükerrer veya ters kayıtları, açık kalemleri ve taraflar arasındaki net farkı tek ekranda inceleyebilirsiniz.
Hazırlanan sonucu Excel olarak dışa aktarabilir, mutabakat mektubu oluşturabilir veya güvenli bağlantı üzerinden karşı tarafla paylaşabilirsiniz.
Böylece kayıtları analiz etmek, sonucu raporlamak ve karşı tarafla paylaşmak için ayrıca manuel çalışma yapmanız gerekmez.
Klasik Araçlar ve Yapay Zekâ Yaklaşımı: Fark Nerede?
Klasik e-mutabakat çözümleri genellikle bakiye mutabakatı sürecini dijitalleştirir. Mutabakat mektubunun gönderilmesini, karşı taraftan onay veya itiraz yanıtı alınmasını ve sürecin takip edilmesini kolaylaştırır.
Ancak bakiyeler uyuşmadığında, sürecin en zaman alan kısmı başlar. Hangi kayıtların fark oluşturduğunu bulmak, ekstreleri satır satır karşılaştırmak ve farkın nedenini araştırmak çoğu zaman manuel olarak yapılır.
MutabakatAI, yalnızca mutabakat iletişimini değil, kayıt bazındaki analiz sürecini de yapay zekâ desteğiyle daha yönetilebilir hale getirir.
Platform iki temel aşamada çalışır:
- Toplu Bakiye Mutabakatı: Mutabakat taleplerini toplu olarak göndermenizi, karşı tarafın hesap oluşturmadan yanıt vermesini ve yanıtların tek ekrandan takip edilmesini sağlar. Yanıt vermeyen firmalar için otomatik hatırlatma gönderilebilir.
- Yapay Zekâ Destekli Ekstre Karşılaştırma: Bakiyeler uyuşmadığında iki tarafın ekstrelerini karşılaştırır, olası eşleşmeleri analiz eder ve farkın hangi işlemlerden kaynaklanabileceğini görmenize yardımcı olur.
Buna ek olarak Simülasyon Modu, belirli kayıtlar dikkate alındığında bakiyenin nasıl değişeceğini göstererek farkın kaynağını daha net değerlendirmenizi sağlar.
Kısacası MutabakatAI, yalnızca “fark var” bilgisini göstermekle kalmaz; farkın neden oluşabileceğini anlamanıza ve çözüm sürecini daha hazırlıklı yönetmenize yardımcı olur.
Güvenlik: Yapay Zekâ ve Mali Veri Bir Arada Nasıl Korunur?
Mali verilerin hassasiyetinin farkındayız. Bu nedenle MutabakatAI'de güvenlik, veri gizliliği ve yetkilendirme süreçleri ürünün temel parçalarından biri olarak ele alınır.
Verileriniz aktarım sırasında şifrelenir, güvenli altyapılarda saklanır ve KVKK kapsamındaki veri işleme ilkelerine uygun şekilde işlenir. Veri saklama süresi kullandığınız pakete göre belirlenir; bu süre sona erdiğinde ilgili veriler sistemden silinir.
Yüklediğiniz ekstreler yalnızca talep ettiğiniz mutabakat işlemini gerçekleştirmek ve sonuçları oluşturmak amacıyla kullanılır. Verileriniz reklam veya satış amacıyla kullanılmaz, izniniz olmadan üçüncü taraflarla paylaşılmaz ve yapay zekâ modellerinin eğitimi için kullanılmaz.
Mutabakat sonuçlarına yalnızca yetkili kullanıcılar ve sizin erişim verdiğiniz kişiler ulaşabilir. Karşı tarafla yapılan paylaşımlar, kişiye özel güvenli bağlantı ve doğrulama kodu üzerinden gerçekleştirilir.
Neden Şimdi?
Finans ekipleri uzun süredir dijitalleşme adı altında Excel dosyalarından web tabanlı ekranlara geçti. Ancak kullanılan ekran değişse de işin kendisi çoğu zaman aynı kaldı: kayıtlar hâlâ tek tek kontrol edildi, eşleştirmeler manuel yapıldı ve farkların kaynağı kullanıcılar tarafından araştırıldı.
Yapay zekâ, mutabakat sürecinin en yoğun adımlarını daha hızlı ve yönetilebilir hale getirme imkânı sunuyor. Kolonların tanınması, kayıtların eşleştirilmesi, farkların sınıflandırılması ve sonuçların raporlanması gibi adımlar, yapay zekâ desteğiyle daha pratik şekilde ilerleyebiliyor.
MutabakatAI, yapay zekâ destekli cari mutabakat ve ekstre karşılaştırma süreçlerini tek platformda bir araya getirir.
Her ay sunulan ücretsiz kullanım hakkıyla, kredi kartı bilgisi girmeden kendi verilerinizle deneyebilir ve sürecin nasıl çalıştığını görebilirsiniz.