Mutabakat Programı Ne İşe Yarar?
Mutabakat programı; cari hesap mutabakatı sürecindeki ekstre toplama, karşılaştırma, fark tespiti, mutabakat mektubu gönderimi ve yanıt takibi gibi adımları tek platform üzerinden yönetmenizi sağlayan yazılımdır.
İyi bir mutabakat programı yalnızca yazışma sürecini dijitalleştirmekle kalmaz; kayıt eşleştirme ve fark analizi gibi sürecin en çok zaman alan adımlarını da kolaylaştırır.
Cari mutabakat hakkında daha fazla bilgi almak için Cari Mutabakat rehberini inceleyebilirsiniz.
Excel ile Devam Etmenin Gizli Maliyeti
“Excel ile hallediyoruz” yaklaşımı, düşük işlem hacimlerinde yeterli görünebilir. Ancak cari sayısı ve kayıt hacmi arttıkça manuel mutabakat süreci ciddi bir zaman ve takip yüküne dönüşür.
Her cari için ekstrelerin alınması, kayıtların satır satır karşılaştırılması, farkların listelenmesi ve karşı tarafla yazışmaların yürütülmesi gerekir. Fark çıkan mutabakatlarda ise telefon ve e-posta trafiği süreci daha da uzatabilir.
Buna manuel eşleştirmenin hata riskini de eklemek gerekir. Bir kaydın gözden kaçması, aynı işlemin birden fazla kez eşleştirilmesi veya yanlış fark listesiyle karşı tarafa dönüş yapılması, mutabakat sürecinin yeniden ele alınmasına neden olabilir.
Bu nedenle Excel ile sürdürülen mutabakat sürecinin maliyeti çoğu zaman yalnızca harcanan zamanla sınırlı değildir; operasyonel yük, hata riski ve takip zorluğu da bu maliyetin parçasıdır.
İyi Bir Mutabakat Programında Olması Gereken 7 Özellik
1. Şablonsuz Ekstre Yükleme
Mutabakat programı, kullanıcıyı sabit bir Excel şablonuna zorlamamalıdır. Farklı formatlardaki ekstreleri okuyabilmeli; tarih, açıklama, borç, alacak, tutar ve bakiye gibi kolonları otomatik olarak tanıyabilmelidir.
2. Kayıt Bazında Eşleştirme
İyi bir mutabakat programı yalnızca dönem sonu bakiyesini teyit etmekle kalmamalı, ekstreleri kayıt bazında karşılaştırabilmelidir.
3. Fark Analizi
Mutabakat sonucunda yalnızca toplam farkı görmek yeterli değildir. Program, farkın hangi kayıtlardan kaynaklandığını işlem bazında gösterebilmelidir.
Bu sayede kullanıcı, farkın nedenini daha hızlı anlayabilir ve karşı tarafla iletişime geçmeden önce elindeki veriyi netleştirebilir.
4. Karşı Taraf İçin Kolay Kullanım
Mutabakat sürecine dahil olan karşı tarafın ayrıca hesap oluşturması, program kurması veya ödeme yapması gerekmemelidir.
Karşı taraf, kendisine iletilen güvenli bağlantı üzerinden mutabakatı inceleyebilmeli ve yanıtını kolayca iletebilmelidir.
5. Toplu Gönderim ve Otomatik Takip
Çok sayıda cariyle çalışan ekipler için toplu mutabakat gönderimi önemli bir ihtiyaçtır. Program, yüzlerce firmaya tek seferde mutabakat talebi göndermeyi ve yanıtları tek ekrandan takip etmeyi sağlamalıdır.
Yanıt vermeyen firmalar için otomatik hatırlatma gönderilebilmesi, manuel takip yükünü azaltır.
6. Paylaşılabilir Rapor ve Mutabakat Mektubu
Mutabakat sonucu yalnızca ekranda görüntülenmekle kalmamalı; Excel raporu olarak dışa aktarılabilmelidir.
Ayrıca mutabakat mektubu oluşturulabilmeli ve sonuçlar güvenli paylaşım bağlantısı üzerinden karşı tarafla paylaşılabilmelidir.
7. Güvenlik ve KVKK Uyumu
Mutabakat programı mali verilerle çalıştığı için güvenlik en önemli kriterlerden biridir.
Verilerin aktarım ve saklama süreçlerinde şifreleme kullanılmalı, kullanıcı yetkileri net şekilde yönetilmeli ve verilerin ne kadar süre saklanacağı açıkça belirtilmelidir. KVKK kapsamındaki veri işleme, saklama ve silme politikaları kullanıcılar için anlaşılır olmalıdır.
MutabakatAI Bu Listeyi Nasıl Karşılıyor?
MutabakatAI, iyi bir mutabakat programında bulunması gereken temel ihtiyaçları tek platformda karşılamak üzere geliştirilmiştir.
Şablonsuz ekstre yükleme, kayıt bazında eşleştirme, fark analizi, toplu bakiye mutabakatı, otomatik takip, paylaşılabilir raporlar ve güvenli erişim gibi özellikler MutabakatAI'de bir arada sunulur.
MutabakatAI'nin ayrıştığı nokta ise ekstre karşılaştırma sürecinde yapay zekâ desteği kullanmasıdır. Sistem; tarihi farklı görünen kayıtları, parçalı ödemeleri, mükerrer işlemleri, ters veya iptal kayıtlarını analiz ederek farkların daha anlaşılır şekilde incelenmesine yardımcı olur.
Simülasyon Modu sayesinde belirli kayıtlar dikkate alındığında bakiyenin nasıl değişeceğini görebilir, mutabakatsızlık nedenlerini daha net değerlendirebilirsiniz.
Yapay zekâ destekli yaklaşımın detaylarını Yapay Zekâ ile Mutabakat sayfasında, eşleştirme sürecinin nasıl ilerlediğini ise Ekstre Karşılaştırma rehberinde inceleyebilirsiniz.
Fiyatlandırma: Küçük Başlayın, Hacimle Büyüyün
MutabakatAI'yi kredi kartı bilgisi girmeden ücretsiz paketle deneyebilirsiniz. Ücretsiz paket kapsamında her ay belirli sayıda ekstre karşılaştırma ve bakiye mutabakatı yaparak süreci kendi verilerinizle test edebilirsiniz.
Mutabakat hacminiz arttığında, ihtiyacınıza uygun ücretli paketlere geçebilirsiniz. Taahhüt olmadan kullanabilir, dilediğiniz zaman paketinizi değiştirebilir veya iptal edebilirsiniz.
Paket limitlerini ve güncel fiyatları Fiyatlandırma bölümünden inceleyebilirsiniz.
Karar Vermeden Önce: Gerçek Verinizle Test Edin
MutabakatAI'yi değerlendirmenin en iyi yolu, gerçek bir cari hesabınız üzerinden test etmektir.
Karşılıklı iki ekstreyi sisteme yükleyin, oluşan fark listesini inceleyin ve sonucu kendi fark listenizle karşılaştırın. Böylece MutabakatAI'nin ekstre karşılaştırma sürecinizde nasıl çalıştığını doğrudan kendi verileriniz üzerinden görebilirsiniz.
Ücretsiz paket kapsamında ilk ekstre karşılaştırmanızı kredi kartı bilgisi girmeden yapabilir, sonucu kendi gözünüzle değerlendirebilirsiniz.