Online mutabakat nedir?
Online mutabakat, iki şirketin birbirleriyle olan cari hesap kayıtlarını telefon, faks veya karşılıklı e-posta trafiği yerine internet üzerinden, tek bir ortak platformda karşılaştırıp doğrulamasıdır.
Geleneksel yöntemde muhasebe ekipleri dönem sonlarında karşı tarafı arar, ekstre ister, gelen Excel dosyasını kendi kayıtlarıyla satır satır karşılaştırır ve farkları bulmaya çalışır. Tek bir cari için bile bu iş saatler sürebilir; onlarca cariyle çalışan bir şirkette bu süreç haftalarca sürer.
MutabakatAI ile online mutabakatta ise süreç tersine döner: ekstrenizi sisteme yüklersiniz, karşı tarafa tek bir bağlantı gönderilir. İki tarafın kayıtları otomatik karşılaştırılır ve sonuç, mutabık kalınan tutar, eşleşmeyen kayıtlar ve farkın kaynağı, her iki tarafa da detaylı olarak raporlanır.
Geleneksel mutabakat ile online mutabakat arasındaki fark
| Geleneksel yöntem | Online mutabakat (MutabakatAI) | |
|---|---|---|
| Süre | Cari başına saatler | Saniyeler içinde eşleştirme |
| Yöntem | Telefon, faks, e-posta ekleri, Excel'de manuel karşılaştırma | Ekstre yükle → yapay zekâ eşleştirsin → paylaş |
| Hata riski | Göz yorgunluğu, atlanan satır, yanlış toplam | Yapay zekâ her satırı değerlendirir; hiçbir kayıt gözden kaçmaz |
| Kayıt ve arşiv | Dağınık e-postalar, kaybolan ekler | Tüm mutabakat geçmişi tek yerde, yıllar sonra bile erişilebilir |
| Karşı tarafın yükü | O da aynı işi elle yapmak zorunda | Üyelik gerekmez; güvenli bağlantıdan yanıt verir |
| Fark bulunduğunda | “Fark var” denir, kaynağı yine elle aranır | Farkın hangi kayıtlardan doğduğu tek tek gösterilir |
MutabakatAI ile online mutabakat nasıl yapılır? (3 adım)
Adım 1: Ekstrenizi yükleyin
Muhasebe programınızdan aldığınız Excel ekstresini olduğu gibi yükleyin. Belirli bir şablon gerekmez — sistem tarih, açıklama, borç, alacak gibi kolonları kendisi tanır ve onayınıza sunar.
Adım 2: Yapay zekâ eşleştirsin
İki tarafın kayıtları saniyeler içinde karşılaştırılır. Birebir eşleşen kayıtlar, gruplu ödemeler (tek ödemeyle kapanan birden çok fatura), mükerrer kayıtlar ve eşleşmeyen kalemler ayrı ayrı raporlanır. Fark varsa hangi kayıtlardan doğduğunu görürsünüz.
Adım 3: Karşı tarafla mutabık kalın
Karşı tarafınıza e-posta ile davet gönderin. Üye olması gerekmez. Kendisine özel güvenli bağlantıdan ekstresini yükler veya bakiye mutabakatına tek tıkla “mutabıkız / mutabık değiliz” yanıtı verir. Sonucu iki taraf da aynı ekranda görür; tüm süreç kayıt altındadır.
Online mutabakata geçmenin faydaları
- Zamandan tasarruf: Excel’de saatler süren karşılaştırmalar saniyeler içinde tamamlanır. Mutabakat süreçleri ise haftalar değil, saniyeler sürer.
- Daha az hata: Yapay zekâ her satırı tek tek değerlendirir; gözden kaçan kayıt, atlanan fark kalmaz.
- Tek tıkla toplu mutabakat: Yüzlerce cariye bakiye mutabakatını aynı anda gönderir, yanıtları tek panelden izlersiniz. Yanıt vermeyenlere otomatik hatırlatma gider.
- Kalıcı arşiv: Hangi cariyle, ne zaman, hangi tutarda mutabık kaldığınız yıllar sonra bile tek tıkla önünüzdedir.
- Karşı tarafa sıfır yük: Karşı tarafın program satın alması, üye olması, şablon doldurması gerekmez. Yanıt oranı bu yüzden yükselir.
- Fark çıktığında yol haritası: MutabakatAI yalnızca “fark var” demez; farkın hangi kayıtlardan doğduğunu gösterir ve hangi düzeltmelerle kapanacağını simülasyonla denemenize izin verir.
Neden MutabakatAI?
Türkiye’deki online mutabakat çözümlerinin büyük bölümü, mutabakat mektubunu e-postayla gönderip gelen yanıtları toplamaktan öteye geçmiyor. MutabakatAI ise farklı bir yaklaşım benimsiyor: Mutabakatın en zahmetli aşaması olan eşleştirme sürecini yapay zekâ ile otomatikleştiriyor.
- Yapay zekâ destekli eşleştirme: Referans numarası tutmayan, açıklaması farklı yazılmış, tek ödemeyle kapanmış çok faturalı kayıtları dahi eşleştirir.
- İki taraflı aksiyon raporu: Mutabakat sonunda her iki tarafa da “sizin tarafınızda şu kayıtlar eksik, karşı tarafta şunlar eksik” diyen net bir yapılacaklar listesi sunar.
- Fark kapatma simülasyonu: Farkı hangi düzeltmelerin kapatacağını, kayıtlara dokunmadan deneyebilirsiniz.
- Kurumsal güvenlik: Verileriniz şifreli aktarılır ve şifreli saklanır; altyapı KVKK'ya uygun çalışır. Mutabakat verileriniz yalnızca sizin organizasyonunuzun erişimindedir.
- Ücretsiz başlangıç: Her ay 3 ekstre karşılaştırma ve 25 bakiye mutabakatı ücretsizdir.
Kimler için?
Muhasebeciler ve SMMM’ler: Onlarca mükellefin cari mutabakat süreçlerini tek panelden yönetin. Dönem kapanışlarında en fazla zaman alan işlerden birini otomatikleştirerek iş yükünü azaltın.
KOBİ finans ekipleri: Tedarikçi ve müşteri mutabakatlarını daha az kaynakla, günler yerine saatler içinde tamamlayın.
Büyüyen şirketler ve şirket grupları: Yüzlerce cari hesabın dönemsel mutabakatını standart, izlenebilir ve denetime hazır bir sürece dönüştürün.
Kurumsal şirketler: Yüksek hacimli mutabakat süreçlerini merkezi olarak yönetin; farklı ekipler, şirketler ve lokasyonlar arasında tutarlı, güvenli ve raporlanabilir bir yapı oluşturun.