Mutabakat Nedir? Türleri ve Adım Adım Nasıl Yapılır?

Mutabakat ne demek?

Mutabakat Arapça kökenli bir kelimedir. TDK sözlüğünde "uzlaşma" ve "uygunluk" anlamlarıyla yer alır; "mutabakat sağlamak" uzlaşmak demektir. Günlük dilde bir konuda anlaşmaya varmayı anlatır. İki tarafın vardığı anlaşmayı yazıya döken belgeye de mutabakat zaptı denir.

Ticarette ve muhasebede kelimenin daha dar bir anlamı vardır: iki tarafın aynı işlemlere ait kayıtlarını karşılaştırıp aynı sonuca ulaştıklarını teyit etmeleri. Bu rehber bu anlamı anlatır.

Mutabık ne demek?

Mutabık, aynı görüşte olan, uyuşan demektir. Bir mutabakat talebine verilen Mutabıkım yanıtı, "bildirdiğiniz bakiye benim kayıtlarımla aynı" anlamına gelir. Kayıtlar uyuşmuyorsa yanıt Mutabık Değilim olur.

Muhasebede mutabakat nasıl çalışır?

Bir şirketin müşterisinden alacağı, o müşterinin kendi defterinde aynı şirkete olan borcudur. Aynı tutar iki defterde ayna gibi durur: Tekdüzen Hesap Planı'nda satıcı bu tutarı 120 Alıcılar, alıcı ise 320 Satıcılar hesabında izler. Mutabakat, bu iki aynanın aynı rakamı gösterip göstermediğine bakar.

Aynı mantık bankada da geçerlidir: şirketin 102 Bankalar hesabı, bankanın gönderdiği hesap ekstresiyle karşılaştırılır. Stokta ise ayna depodur: kayıtlardaki miktar, sayılan miktarla karşılaştırılır.

Mutabakat türleri

Mutabakat, neyin kiminle karşılaştırıldığına göre adlandırılır. En sık karşılaşılan türler:

Cari hesap mutabakatı

İki şirketin birbirleriyle olan alacak-borç bakiyesini teyit etmesidir ve en yaygın türdür. İki seviyede yürür: önce yalnız bakiye sorulur (bakiye mutabakatı); bakiye tutmuyorsa fatura, ödeme ve iade satırları karşılaştırılır (ekstre karşılaştırma). Ayrıntı: Cari Mutabakat rehberi ve Ekstre Karşılaştırma.

Banka mutabakatı

Şirketin banka kayıtları ile bankanın ekstresi karşılaştırılır. Farkların çoğu zamanlama ya da eksik kayıttan doğar: bankanın kestiği masraf ve komisyonun deftere işlenmemesi, faiz tahakkuku, yoldaki havale ya da karşı tarafın henüz bankaya sunmadığı çek.

Stok (envanter) mutabakatı

Depodaki fiili sayım ile stok kayıtları karşılaştırılır. Fark, fire, hatalı giriş-çıkış ya da yanlış birimle kayıttan doğabilir. Başka bir şirketin deposunda emanet malınız varsa o şirketle de miktar teyidi yapılır.

Şirketler arası (grup içi) mutabakat

Aynı gruptaki şirketlerin birbirinden alacak ve borçlarının eşleşip eşleşmediğine bakılır. Grup tabloları birleştirilirken (konsolidasyon) bu tutarların karşılıklı silinebilmesi için iki tarafta da aynı olması gerekir.

Bağımsız denetim teyidi

Bağımsız denetime tabi şirketlerde denetçi, bakiyeleri banka, müşteri ve tedarikçiden doğrudan teyit edebilir. Bu teyitte talebi denetçi gönderir ve yanıt doğrudan denetçiye gelir; bu yüzden şirketin kendi yaptığı mutabakat denetçi teyidinin yerini tutmaz. "Olumlu" ve "olumsuz" mektup terimleri de bu denetim uygulamasından gelir (aşağıda).

BA/BS mutabakatı artık yok

Form Ba ve Form Bs, 565 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile kaldırıldı; Eylül 2024 ve sonraki dönemler için verilmez. Ayrıntı: Cari Mutabakat ile e-Mutabakat Farkı.

Mutabakat nasıl yapılır? Adım adım

Cari hesap mutabakatı için uygulamada izlenen sıra şudur:

1. 1Kesim tarihini belirleyin. İki taraf da aynı gün itibarıyla bakmalı; bir günlük kayma bile fark yaratır. Dönem kesiti nasıl seçilir?
2. 2Bakiyeyi ve yönünü çıkarın. Tutarın yanına Borç mu Alacak mı olduğunu yazın. Dövizli carilerde döviz bakiyesini ayrıca belirtin.
3. 3Doğru kişiye gönderin. Talep, karşı tarafta bu hesabı tutan muhasebe sorumlusuna gitmeli. Mutabakat talebi kime gönderilir?
4. 4Yanıtı alın. Karşı taraf Mutabıkım ya da Mutabık Değilim der. Mutabık değilse kendi bakiyesini ve ekstresini isteyin. Mutabık Değilim yanıtı sonrası ne yapılır?
5. 5Fark varsa ekstreleri karşılaştırın. Fatura, ödeme ve iade satırlarını eşleştirip hangi kaydın hangi tarafta olmadığını bulun.
6. 6Farkı belgeyle kapatın ve arşivleyin. Eksik belgeyi kaydedin, yanlış kaydı düzeltin; imzalı mektubu saklayın.

Mutabakat mektubu (mutabakat formu) nedir?

Mutabakat mektubu, bir şirketin karşı tarafa belirli bir tarihteki bakiyeyi bildirip teyit istediği tek sayfalık yazıdır; uygulamada mutabakat formu ya da cari mutabakat formu da denir. Tarih, bakiye ve yönü, Mutabıkız / Mutabık Değiliz seçimi ve iki tarafın kaşe-imzası mektubun temel alanlarıdır.

Denetim uygulamasından gelen üç biçimi vardır:

• Olumlu mektup: Bakiye yazılır, karşı taraftan her durumda yanıt istenir. Cari mutabakatta en çok kullanılan biçimdir.
• Olumsuz mektup: Bakiye yazılır, karşı taraftan yalnız katılmıyorsa yanıt istenir.
• Boş (bakiyesiz) mektup: Bakiye yazılmaz; karşı taraf kendi kayıtlarındaki bakiyeyi yazar.

Karşı taraf yanıt vermezse bakiye kesinleşir mi?

Çoğu durumda hayır. Yanıtsız kalan bir mutabakat mektubu kanun gereği kendiliğinden kabul sayılmaz.

İnternette sık geçen "bir ay içinde itiraz edilmezse bakiye kesinleşir" kuralı Türk Ticaret Kanunu'nun 94. maddesindedir ve yalnızca taraflar arasında yazılı bir cari hesap sözleşmesi varsa uygulanır. Bu durumda bakiyeyi gösteren hesap özetini alan taraf, bir ay içinde noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da güvenli elektronik imzalı bir yazıyla itiraz etmezse bakiyeyi kabul etmiş sayılır. Yazılı sözleşme olmadan yürüyen günlük ticarette (açık hesap) bu kural uygulanmaz.

Faturada ise ayrı bir kural vardır: ticari işletmeye gönderilen bir faturaya 8 gün içinde itiraz edilmezse içeriği kabul edilmiş sayılır (TTK m. 21/2). Bu kural bakiye teyidini değil, tek tek faturaları kapsar.

Mutabakat farkı hangi hesaba atılır?

Önce hiçbir hesaba atılmaz; kaynağı aranır. Farkların çoğu eksik ya da yanlış kaydedilmiş bir belgeden doğar ve doğru düzeltme o belgeyi kaydetmek ya da yanlış kaydı ters kayıtla düzeltmektir. Üçüncü kişilerle ilgili kayıtların belgeye dayanması da zaten zorunludur (VUK m. 227).

Kaynağı araştırılıp belgelendikten sonra kapatılan farklar için uygulamada şu hesaplar kullanılır:

Mutabakat zorunlu mu, ne sıklıkla yapılır?

Kanunen zorunlu değildir; Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'nda şirketlere mutabakat yapma yükümlülüğü koyan bir madde yoktur. Ancak Türk Ticaret Kanunu, defterlerin borç-alacak ilişkilerini eksiksiz ve doğru göstermesini ister (TTK m. 64-65) ve mutabakat bunun en pratik kontrolüdür. Bağımsız denetime tabi şirketlerde denetçi ayrıca bakiye teyidi isteyebilir.

Uygulamada mutabakat şu zamanlarda yapılır:

• Yıl sonu: Bilanço öncesi, en azından önemli carilerle.
• Çeyrek ya da ay sonları: Hareketi yoğun cariler ve bankalar için.
• Ticari ilişki biterken: Son bakiyeyi yazılı hâle getirmek için.
• Fark şüphesi doğduğunda: Ödeme talebi ya da bakiye itirazı geldiğinde.

Banka mutabakatı yapılmazsa ne olur?

Banka mutabakatı yapmamanın doğrudan bir cezası yoktur. Ama kaydedilmemiş banka masrafları ve faizler, yoldaki havaleler, hatalı ya da hileli işlemler geç fark edilir ve mali tablolar yanlış çıkar. Defterler bu yüzden eksik ya da karışık tutulursa Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'ndaki defter cezaları gündeme gelebilir; bu cezalar mutabakatın yapılmamasına değil, defterin doğru tutulmamasına bağlıdır.

Mutabakat belgeleri ne kadar saklanır?

İmzalı mutabakat mektubu bir ticari mektuptur. Türk Ticaret Kanunu'na göre gelen mektubun aslı, gönderilenin sureti 10 yıl saklanır; süre yazışmanın yapıldığı yılın sonundan başlar ve belgeler elektronik ortamda saklanabilir (TTK m. 82). Vergi Usul Kanunu'ndaki süre 5 yıldır (VUK m. 253); uygulamada uzun olan 10 yıl esas alınır.

e-Mutabakat ve online mutabakat

e-Mutabakat ayrı bir mutabakat türü değil, yöntemdir: mektubun kâğıt, faks ya da tek tek e-postayla değil, internet üzerinden bir platformla gönderilip yanıtlanmasıdır. Online mutabakat da aynı anlamda kullanılır. Programlar arasındaki asıl fark kapsamdır: bazıları yalnızca bakiye onayı toplar, bazıları bakiye tutmayınca ekstreleri de karşılaştırır.

MutabakatAI'de bakiye mutabakatını carilerinize toplu gönderir, bakiye tutmayınca iki ekstreyi yüklersiniz; yapay zekâ farkın hangi kayıtlardan doğduğunu gösterir. Ayrıntı: Online Mutabakat ve e-Mutabakat Programı.