Eşleşme Nasıl Çalışır?

İki ekstreyi yüklediğinizde MutabakatAI, kayıtları tek tek karşılaştırmak yerine art arda gelen aşamalardan geçirir. Her aşama bir öncekinde eşleşmemiş kayıtlarla ilgilenir; böylece en kesin eşleşmeler önce kurulur, belirsiz olanlar sona bırakılır.

1. Önce her ekstre kendi içinde temizlenir

Karşı tarafla karşılaştırma başlamadan önce her ekstre kendi içinde gözden geçirilir. Bu adım atlanırsa aynı taraftaki hatalı kayıtlar karşılaştırmayı kirletir.

• İptal çiftleri: aynı tarafta birbirini götüren artı ve eksi kayıtlar (bir kayıt ve onun iptali) eşleştirmeden çıkarılır. Bunlar gerçek bir işlem değil, düzeltmedir.
• Mükerrer kayıtlar: aynı fatura numarası, aynı tutar ve aynı yönle iki kez işlenmiş satırlar işaretlenir.

2. Sonra iki taraf karşılıklı eşleştirilir

Temizlenen kayıtlar sizin ekstrenizle karşı tarafın ekstresi arasında eşleştirilir. Sıra, en güvenilir eşleşmeden en gevşek olana doğrudur:

• Tam eşleşme — fatura numarası, tutar ve tarih birlikte tutuyor.
• Fatura eşleşmesi — fatura numarası ve tutar tutuyor, tarihler farklı. Kayıtların iki tarafta farklı günlerde işlenmesi çok yaygındır.
• Ödeme eşleşmesi — fatura numarası olmayan tahsilat ve ödemeler; tutar ve tarih yakınlığı üzerinden eşleştirilir.
• Gruplu eşleşme — tek bir ödemeyle kapatılmış birden çok fatura ya da bir faturaya karşılık gelen birkaç parçalı ödeme. Bire bir değil, çoka çok eşleşmedir.
• Tutar farkı — geriye kalan kayıtlar için net fark hesaplanır.

Neden borç-alacak yönü aranır?

Bir işlem sizin defterinizde borç ise karşı tarafta alacak görünür. Bu yüzden eşleştirme yalnız tutara değil, tutarın yönüne de bakar; aynı yöndeki iki kayıt eşleştirilmez. Yön bilgisi yanlış okunduğunda gerçekte tutan kayıtlar eşleşmemiş görünür — kolon eşlemesini onaylarken en çok dikkat edilmesi gereken nokta budur.

3. Açık kalanlar için öneriler sunulur

Bütün aşamalardan sonra hâlâ eşleşmemiş kayıtlar için olası eşleşmeler ayrıca listelenir. Bunlar otomatik olarak eşleştirilmez; kararı siz verirsiniz. Yakın tarihli, yakın tutarlı ya da benzer açıklamalı kayıtlar bu bölümde karşınıza çıkar.

Sonuç ekranında eşleşen kayıtlar, farklar, mükerrerler ve açık kalan işlemler ayrı ayrı gösterilir. Farkı kalem kalem kapatmak isterseniz Simülasyon Modu ile önerilen ekleme, düzeltme ve çıkarma aksiyonlarını deneyebilir, dip bakiyenin nasıl değiştiğini görebilirsiniz.