Eşleşme nasıl çalışır

İki ekstreyi yüklediğinizde AI kayıtları tek hamlede değil, aşama aşama eşleştirir. Her aşama bir öncekinden artan kayıtları ele alır; böylece kolay eşleşmeler önce kapanır, zor olanlar sona kalır. Aşağıda bu sürecin mantığını günlük dille anlatıyoruz.

Önce aynı tarafı temizler

Karşılaştırma başlamadan önce AI her ekstrenin kendi içine bakar. Bir kaydın hemen ardından onu götüren ters bir kayıt varsa (örneğin bir işlem ve onun iptali) bunlar ayrılır. Aynı tarafta iki kez geçen mükerrer kayıtlar da işaretlenir. Bu temizlik, iki tarafı karşılaştırmadan önce gürültüyü azaltır.

Sonra iki tarafı eşleştirir

Temizlikten sonra iki ekstre, kolaydan zora doğru sırayla eşleştirilir:

• Birebir eşleşme — fatura numarası, tutarı ve tarihi birbirini tutan kayıtlar doğrudan eşlenir.
• Fatura eşleşmesi — aynı fatura numarasını taşıyan kayıtlar, ayrıntıları bire bir aynı olmasa da eşleştirilir.
• Ödeme eşleşmesi — fatura numarası taşımayan tahsilat ve ödemeler, tutar ve tarih yakınlığına göre eşlenir.
• Gruplu eşleşme — bir taraftaki tek kayda, diğer taraftaki birden çok kayıt karşılık geliyorsa (ya da tersi) bunlar bir grup olarak eşleştirilir.
• Tutar farkı — aynı işleme karşılık gelen ama tutarı tam tutmayan kayıtlar; aradaki fark ayrıca kaydedilir ve çoğu zaman mutabakatsızlığın asıl kaynağıdır.

İşaret duyarlıdır

Eşleştirme yön duyarlıdır: AI Borç değerlerini pozitif, Alacak değerlerini negatif olarak okur. Bir tarafın borcu, diğer tarafın alacağıyla karşılanır; yani işaretleri zıt olan kayıtlar birbirini bulur. Açıklama metinlerindeki kelime farkları eşleşmeyi engellemez — AI ağırlıklı olarak tarih ve tutara bakar.