Mutabakat mektubu nedir?
Mutabakat mektubu, bir şirketin karşı tarafa gönderdiği ve belirli bir tarih itibarıyla cari hesap bakiyesini bildirerek teyit istediği yazıdır. Karşı taraf mektubu inceler, kendi kayıtlarıyla karşılaştırır ve Mutabıkız ya da Mutabık Değiliz kutusunu işaretleyip kaşe ve imza ile geri gönderir.
Mektubun değeri, sonucu yazılı ve karşılıklı hâle getirmesidir. Telefonda "bizde de aynı çıkıyor" demek bir kayıt bırakmaz; imzalı bir mutabakat mektubu bırakır.
Ne zaman gönderilir?
- Dönem sonlarında — ay, çeyrek ve özellikle yıl kapanışında
- Yıl sonu envanter ve bilanço çalışması öncesinde
- Bakiyenin tutmadığından şüphelenildiğinde
- Uzun süredir hareket görmeyen cari hesaplarda
- Bir ticari ilişki sona ererken kapanış teyidi için
Mutabakat yapmak yasal bir zorunluluk değildir; yerleşik bir muhasebe uygulamasıdır. Yoğun çalışılan carilerle aylık, diğerleriyle en az üç ayda bir ve her durumda yıl sonunda mutabakat yapmak yaygın kabul gören yaklaşımdır. Sık yapılan mutabakatta fark az birikir, kaynağı da çok daha kolay bulunur.
Mutabakat mektubunda neler bulunmalı?
- Gönderen ve karşı tarafın tam yasal unvanı
- Mektup tarihi
- Mutabakatın kapsadığı dönem
- Konu satırı
- Bakiyenin hangi tarih itibarıyla verildiği — "31.12.2026 tarihi itibarıyla" gibi
- Her iki tarafın kayıtlarına göre bakiye tutarı ve yönü (Borç / Alacak)
- İki taraf arasındaki fark tutarı
- Mutabıkız / Mutabık Değiliz işaret kutuları
- Mutabık değilse: karşı tarafın kendi bakiyesini ve açıklamasını yazacağı boş satırlar
- Her iki taraf için ad-soyad, unvan, tarih ve kaşe-imza alanı
Bakiyenin yönünü yazmayı atlamak en sık yapılan hatadır. "184.325,50 TL" tek başına eksik bilgidir; sizde borç görünen bir tutar karşı tarafta alacak görünür. Yön yazılmazsa iki taraf aynı rakamı görüp farklı şey anlayabilir.
Şablonu nasıl doldurursunuz?
- Word şablonunu indirin ve
[ŞİRKETİNİZİN UNVANI]ile[KARŞI TARAFIN UNVANI]alanlarını tam yasal unvanlarla değiştirin. - Mektup tarihini ve mutabakatın kapsadığı dönemi yazın.
- Kendi kayıtlarınıza göre bakiyeyi ve yönünü (Borç / Alacak) girin.
- Karşı tarafın bakiyesini biliyorsanız onu da yazıp farkı hesaplayın. Bilmiyorsanız o satırları boş bırakın — karşı taraf doldurur.
- Sonuç kutularını boş bırakın. Onları karşı taraf işaretler; şablon bu yüzden ikisi de işaretsiz gelir.
- Yazdırın, kaşeleyip imzalayın ve karşı tarafa iletin. Karşı taraf işaretleyip imzaladıktan sonra size geri gönderir.
Karşı taraf "Mutabık değiliz" derse ne olur?
Mektup size bir fark olduğunu söyler, farkın nereden geldiğini söylemez. Bunu bulmak için iki tarafın ekstresini satır satır karşılaştırmak gerekir. Uygulamada en sık çıkan sebepler şunlardır:
- Bir tarafın hiç işlemediği fatura veya dekont
- İki kez işlenmiş kayıt
- Ters yöne yazılmış tutar
- Tek bir ödemeyle kapanmış birden çok fatura
- Farklı döneme düşmüş kayıtlar — ayın son ve ilk günleri
- Kur farkı, iskonto ve masraf kayıtları
Bu taramayı elle yapmak, birkaç yüz satırdan sonra saatler alır ve gözden kaçırmaya çok açıktır. Ekstre karşılaştırma ile iki ekstreyi yükleyip yapay zekânın eşleştirmesini ve farkı listelemesini sağlayabilirsiniz; sonucu yine bir mutabakat mektubu olarak, bu kez tutarlar dolu hâlde PDF indirirsiniz.
Mutabakat mektubunu tek tek göndermek zorunda mısınız?
Hayır. Yüzlerce cariyle çalışıyorsanız mektubu tek tek hazırlayıp postalamak günler alır. Online mutabakat ile aynı talebi hepsine tek seferde e-posta ile gönderebilir, kimin yanıt verdiğini ve kimin mutabık olmadığını tek ekrandan izleyebilirsiniz. Karşı tarafın üye olması gerekmez.