“e-Mutabakat programı” ve “cari mutabakat programı” aramalarında birbirine benzeyen birçok ürünle karşılaşabilirsiniz. Ancak bu ürünlerin yaptığı iş her zaman aynı değildir.
Bazı programlar yalnızca dönem sonu bakiyesini karşı tarafa göndererek onay toplar. Bazıları cari ekstreleri karşılaştırır ve farkın hangi kayıtlardan kaynaklandığını gösterir. Bazı eski içeriklerde ise e-Mutabakat kavramı hâlâ BA/BS mutabakatı ile birlikte kullanılır.
Bu ayrım önemlidir. Çünkü yalnızca bakiye onayı yapan bir sistem, karşı taraf “Mutabık değilim” dediğinde farkın nedenini bulmaz. Ekstre karşılaştırma ise tam olarak bu noktada devreye girer.
Bu rehberde e-Mutabakat, cari mutabakat, bakiye mutabakatı ve ekstre karşılaştırma arasındaki farkı açıklıyoruz.
e-Mutabakat nedir?
e-Mutabakat, mutabakat sürecinin kâğıt, faks veya karşılıklı e-posta trafiği yerine elektronik ortamda yürütülmesidir.
Uygulamada çoğunlukla dönem sonu cari hesap bakiyesinin karşı tarafa gönderilmesi ve “Mutabıkım / Mutabık değilim” yanıtının elektronik ortamda alınması için kullanılır.
Klasik yöntemde mutabakat mektubu hazırlanır, karşı tarafa gönderilir ve gelen yanıtlar ayrı ayrı takip edilir. Online mutabakatta ise firma ve bakiye bilgileri sisteme aktarılır, mutabakat talepleri toplu olarak gönderilir ve yanıtlar tek ekrandan izlenir.
Karşı tarafın ayrıca bir program satın alması veya hesap oluşturması gerekmez. E-postadaki güvenli bağlantı üzerinden bakiyeyi kontrol ederek yanıt verebilir.
Bakiye onayı, cari hesap farkının nedenini göstermez.
Örneğin sizin kayıtlarınıza göre bakiye 125.000 TL, karşı tarafın kayıtlarına göre 118.500 TL ise e-Mutabakat süreci iki tarafın mutabık olmadığını ortaya çıkarır. Aradaki 6.500 TL farkın hangi faturadan, ödemeden veya iadeden kaynaklandığını bulmak için ekstrelerin karşılaştırılması gerekir.
Cari mutabakat nedir?
Cari mutabakat, ticari ilişki içinde olan iki şirketin belirli bir döneme ait cari hesap kayıtlarının birbiriyle uyumlu olup olmadığını kontrol etmesidir.
Bir tarafın alacak olarak takip ettiği işlem, diğer tarafın kayıtlarında borç olarak görünmelidir. Ancak faturanın farklı tarihte kaydedilmesi, ödemenin henüz işlenmemesi, iade, kur farkı, eksik veya mükerrer kayıt gibi nedenlerle bakiyeler her zaman aynı çıkmayabilir.
Cari mutabakat bu farklılıkları tespit etmek ve iki tarafın kayıtlarını aynı noktaya getirmek için yapılır.
Süreç iki farklı seviyede ilerleyebilir.
Bakiye mutabakatı
Belirli bir tarih itibarıyla cari hesap bakiyesi karşı tarafa gönderilir ve doğru olup olmadığı sorulur.
Karşı taraf bakiyeyi kabul ediyorsa mutabakat tamamlanır. Kabul etmiyorsa iki taraf arasında fark olduğu anlaşılır.
Bakiye mutabakatı hızlıdır ancak yalnızca sonucu gösterir. Farkın hangi işlemlerden kaynaklandığını açıklamaz.
Ekstre mutabakatı
Ekstre mutabakatında yalnızca toplam bakiye değil, bu bakiyeyi oluşturan hareketler karşılaştırılır.
Faturalar, ödemeler, tahsilatlar, iadeler ve diğer cari hareketler iki tarafın ekstresinde satır bazında incelenir.
Böylece yalnızca “6.500 TL fark var” sonucunu değil, bu farkı oluşturan kayıtları da görebilirsiniz.
Cari mutabakat sürecinde asıl zaman alan bölüm genellikle burasıdır.
BA/BS mutabakatı nedir?
BA/BS kavramı, özellikle eski e-Mutabakat ürünleri ve içerikleri nedeniyle bugün hâlâ e-Mutabakat aramalarında karşınıza çıkabilir.
Form Ba, belirli koşulları sağlayan mal ve hizmet alımlarının; Form Bs ise mal ve hizmet satışlarının Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmesinde kullanılan formlardı.
Form Ba ve Form Bs bildirimlerinin verilmesi uygulamasına Eylül 2024 döneminden itibaren son verildi. Bu nedenle günümüzde cari mutabakat programı seçerken BA/BS bildirimi ile cari hesap mutabakatını aynı süreç olarak değerlendirmemek gerekir.
BA/BS geçmişte alış ve satış bildirimlerine ilişkin bir vergi uygulamasıydı. Cari mutabakat ise şirketlerin kendi muhasebe kayıtlarındaki cari hesap bakiyelerini ve hareketlerini karşılıklı olarak doğrulamasıdır.
Bu nedenle internetteki eski içeriklerde “e-Mutabakat” ifadesinin BA/BS ile birlikte kullanılması, bugün de iki kavramın birbirine karıştırılmasına neden olabiliyor.
Aralarındaki fark nedir?
| BA/BS | Cari / bakiye mutabakatı | Ekstre karşılaştırma | |
|---|---|---|---|
| Temel soru | Alış ve satış bildirimleri uyumlu mu? | Dönem sonu bakiyemiz aynı mı? | Fark hangi kayıtlardan kaynaklanıyor? |
| İncelenen veri | Alış / satış tutarları | Cari hesap bakiyesi | Cari hesap hareketleri |
| Yöntem | Vergi bildirimi | E-posta / online onay | İki ekstrenin karşılaştırılması |
| Sonuç | Bildirim kontrolü | Mutabıkım / Mutabık değilim | Eşleşen, eksik, mükerrer ve farklı kayıtlar |
| Güncel durum | Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırıldı | Kullanılmaya devam ediyor | Kullanılmaya devam ediyor |
| MutabakatAI | BA/BS bildirimi yapmaz | Evet | Evet, yapay zekâ destekli |
Bugün bir cari mutabakat programı arıyorsanız asıl bakmanız gereken son iki sütundur. İlk aşamada cari bakiyelerin karşılıklı olarak teyit edilmesi gerekir. Bakiyeler uyuşmuyorsa ikinci aşamada ekstreler karşılaştırılarak farkın kaynağı bulunur.
MutabakatAI bu iki süreci aynı platformda yürütür.
Hangisini ne zaman kullanırsınız?
Dönem sonunda onlarca veya yüzlerce firmaya “Bakiyemiz bu, sizde de aynı mı?” diye sormanız gerekiyorsa bakiye mutabakatı kullanırsınız.
MutabakatAI'de firma ve bakiye listenizi yükleyerek mutabakat taleplerini toplu olarak gönderebilirsiniz. Karşı tarafın hesap oluşturmasına gerek yoktur. E-postadaki güvenli bağlantı üzerinden “Mutabıkım” veya “Mutabık Değilim” yanıtını verir.
Gönderilen taleplerin durumunu tek ekrandan takip edebilir, henüz yanıt vermeyen firmalar için otomatik hatırlatma kullanabilirsiniz.
Karşı taraf “Mutabık Değilim” yanıtını verdiğinde ise ikinci aşamaya geçilir.
Bu noktada ekstre karşılaştırma gerekir.
Kendi ekstreniz ile karşı tarafın ekstresini yan yana açıp satır satır kontrol etmek yerine iki dosyayı MutabakatAI'ye yükleyebilirsiniz. Sistem kayıtları karşılaştırarak birebir eşleşmeleri, gruplu ödemeleri, mükerrer veya ters kayıtları, eksik işlemleri ve tutar farklarını tespit etmeye yardımcı olur.
Böylece yalnızca bakiyelerin farklı olduğunu değil, farkın hangi işlemlerden kaynaklandığını da görebilirsiniz.
Cari mutabakat programı seçerken nelere bakılmalı?
Bir e-Mutabakat veya cari mutabakat programını değerlendirirken ilk olarak programın mutabakatın hangi aşamasını çözdüğüne bakın.
Karşı tarafın üye olması gerekiyor mu?
Mutabakat talebi gönderdiğiniz her müşterinin veya tedarikçinin yeni bir hesap açmasını istemek süreci gereksiz yere uzatır.
Karşı tarafın e-postadaki güvenli bağlantı üzerinden doğrudan yanıt verebilmesi daha pratik bir akış sağlar.
Yalnızca bakiye onayı mı yapıyor?
Bakiye onayı mutabakatın yalnızca ilk aşamasıdır.
Karşı taraf “Mutabık değilim” dediğinde program sizi tekrar Excel'e yönlendiriyorsa farkın kaynağını manuel olarak bulmanız gerekir.
Cari mutabakat sürecini uçtan uca yönetmek istiyorsanız bakiye mutabakatının yanında ekstre karşılaştırma özelliğinin de bulunması önemlidir.
Sabit ekstre şablonu istiyor mu?
Her muhasebe ve ERP programının ekstre çıktısı aynı değildir.
Bu nedenle programın yalnızca kendi Excel şablonunu kabul etmesi, mutabakat öncesinde yeni bir hazırlık işi oluşturur.
Muhasebe programınızdan aldığınız Excel veya CSV ekstresini mümkün olduğunca düzenlemeden yükleyebilmeniz gerekir.
Toplu gönderim ve hatırlatma var mı?
Onlarca veya yüzlerce cariyle çalışan şirketlerde her firmaya ayrı mutabakat e-postası hazırlamak ciddi zaman kaybıdır.
Firma ve bakiye listesinin tek seferde yüklenebilmesi, mutabakat taleplerinin toplu gönderilebilmesi ve yanıt vermeyen firmalara otomatik hatırlatma yapılabilmesi gerekir.
Farkın kaynağını gösteriyor mu?
“Bakiyeler arasında 18.400 TL fark var” bilgisi tek başına yeterli değildir.
Asıl soru, bu farkın neden oluştuğudur.
Bir faturanın karşı tarafta bulunmaması, ödemenin farklı kaydedilmesi, aynı faturanın iki kez işlenmesi veya bir iadenin ters kaydedilmesi fark oluşturabilir.
Ekstre karşılaştırma sistemi bu kayıtları işlem bazında gösterebilmelidir.
MutabakatAI, cari mutabakatın bakiye onayı ve ekstre karşılaştırma tarafını birlikte yönetir. BA/BS bildirimi yapmaz.
SSS
e-Mutabakat programı ile cari mutabakat programı aynı şey mi?
Her zaman değil.
e-Mutabakat genel olarak mutabakat sürecinin elektronik ortamda yürütülmesini ifade eder. Ancak piyasadaki ürünlerin kapsamı farklı olabilir. Bazı programlar yalnızca bakiye onayı toplarken bazıları ekstre karşılaştırması da yapar.
Cari mutabakat programı seçerken yalnızca mutabakat talebinin nasıl gönderildiğine değil, bakiye tutmadığında farkın nasıl bulunacağına da bakmak gerekir.
MutabakatAI e-Mutabakat yapıyor mu?
Evet. MutabakatAI ile cari bakiye mutabakatlarını elektronik ortamda gönderebilir ve yanıtları online olarak takip edebilirsiniz.
Karşı tarafın MutabakatAI hesabı oluşturmasına gerek yoktur. Kendisine gönderilen güvenli bağlantı üzerinden bakiyeyi onaylayabilir, itiraz edebilir veya gerektiğinde ekstresini yükleyebilir.
MutabakatAI, BA/BS bildirimi yapan bir sistem değildir.
BA/BS mutabakatı hâlâ yapılıyor mu?
Form Ba ve Form Bs bildirimlerinin verilmesi uygulamasına Eylül 2024 döneminden itibaren son verilmiştir.
Bu nedenle BA/BS, günümüzde cari mutabakatın bir aşaması değildir. Ancak eski e-Mutabakat ürünleri, içerikleri ve arama sonuçları nedeniyle iki kavram hâlâ birlikte görülebilir.
Karşı tarafın da programı kullanması gerekir mi?
Hayır.
Karşı tarafı e-posta ile davet edebilirsiniz. Hesap oluşturmadan kendisine özel güvenli bağlantı üzerinden bakiye mutabakatına yanıt verebilir veya gerektiğinde ekstresini yükleyebilir.
İlk adım bakiye mutabakatı mı, ekstre karşılaştırma mı?
Elinizde henüz bir fark olup olmadığını bilmiyorsanız önce bakiye mutabakatı yapmak daha pratiktir.
Bakiyeler aynıysa hareketleri tek tek karşılaştırmanız gerekmez.
Bakiyeler uyuşmuyorsa veya iki taraf arasında zaten bilinen bir fark varsa ekstre karşılaştırma yaparak farkın hangi kayıtlardan kaynaklandığını inceleyebilirsiniz.
Sonuç
e-Mutabakat ve cari mutabakat aynı süreç için kullanılan ifadeler gibi görünse de programların sunduğu özellikler birbirinden farklı olabilir.
Bakiye mutabakatı, iki tarafın dönem sonu bakiyesinin aynı olup olmadığını gösterir. Ekstre karşılaştırma ise bakiye uyuşmadığında farkın hangi işlemlerden kaynaklandığını bulmanızı sağlar.
BA/BS ise geçmişte kullanılan ayrı bir vergi bildirim uygulamasıdır ve Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırılmıştır.
Bu nedenle cari mutabakat programı seçerken yalnızca mutabakat mektubunun elektronik ortamda gönderilip gönderilmediğine değil, mutabık olunmadığında sürecin nasıl devam ettiğine bakmak gerekir.
MutabakatAI ile firma ve bakiye listenizi yükleyerek mutabakat taleplerini toplu gönderebilir, yanıtları tek panelden takip edebilirsiniz. Bakiyeler uyuşmadığında iki tarafın ekstresini karşılaştırarak farkın hangi kayıtlardan kaynaklandığını inceleyebilirsiniz.
Cari mutabakat sürecinin tamamını cari mutabakat sayfasında, iki ekstrenin nasıl karşılaştırıldığını ekstre karşılaştırma sayfasında inceleyebilirsiniz.
Online mutabakatın nasıl çalıştığını online mutabakat, yapay zekânın ekstre eşleştirmede nasıl kullanıldığını ise yapay zekâ mutabakat sayfasında anlattık.