Dönem sonunda 40 cariye bakiye sordunuz. 37’sinden “Mutabıkım” geldi; bakiyeler tutuyor. Üçünde ise sizin kayıt 125.000 TL, karşı taraf 118.500 TL diyor. Aradaki 6.500 TL’yi görmeden kapanışa geçmek riskli; herkese ekstre istemek de gereksiz iş yükü yaratır.
Soru şudur: ne zaman bakiye onayı yeter, ne zaman ekstre karşılaştırmaya inmek gerekir? Bu ayrımı net tutarsanız dönem sonu sırası sadeleşir. Önce toplu bakiye, sonra yalnızca “Mutabık değilim” diyen carilerde satır satır inceleme.
Bakiye onayı nedir, ne zaman yeter?
Bakiye onayı, belirli bir kesim tarihindeki cari bakiyeyi karşı tarafa iletip “Mutabıkım / Mutabık değilim” yanıtı almaktır. Amaç hareketleri tek tek eşleştirmek değil; dönem sonu bakiyesinin iki tarafta aynı olup olmadığını teyit etmektir.
Bakiyeler aynıysa çoğu cari için bu adım yeterlidir. Özellikle hareket sayısı düşük, fatura ve tahsilat düzeni sade carilerde “Mutabıkım” yanıtı kapanış için pratik bir onaydır. Onlarca veya yüzlerce cariyle çalışıyorsanız herkese ekstre istemek yerine önce bakiyeyi toplu sormak zaman kazandırır.
Örnek: 30 Eylül kesitinde bir tedarikçi carisinde sizin bakiyeniz 84.200 TL, karşı taraf da 84.200 TL diyorsa satır satır ekstre açmanıza gerek yoktur. Dönem kapanışında bu cariyi “onaylı” sayıp sıradaki farklara odaklanabilirsiniz.
Bakiye onayının sınırı şudur: tutarların aynı olması, hareketlerin aynı şekilde kaydedildiği anlamına gelmez. Tesadüfen aynı bakiyeye ulaşmış iki farklı kayıt seti nadir olsa da mümkündür. Yıl sonu, denetim veya şüpheli carilerde yine de örnekleme ile ekstre bakmak mantıklıdır. Günlük dönem sonu akışında ise önce bakiye yeter.
Toplu bakiye turunda aynı kesim tarihini herkese yazın. “30.09.2026 bakiyeniz” diye net sorarsanız “Mutabıkım” yanıtı gerçekten aynı kesiti ifade eder.
Ekstre karşılaştırma nedir, ne zaman gerekir?
Ekstre karşılaştırma, sizin cari ekstreniz ile karşı tarafın ekstresini yan yana koyup fatura, tahsilat, mahsup ve diğer satırları eşleştirmektir. Bakiye onayı “fark var mı?” sorusuna cevap verir. Ekstre karşılaştırma “fark nerede?” sorusuna iner.
Şu durumlarda ekstreye geçmek gerekir:
- Karşı taraf “Mutabık değilim” demiştir veya bakiyeler açıkça ayrılmıştır (örneğin 125.000 TL’ye karşı 118.500 TL).
- Bakiyeler yakın ama dönem içinde yoğun iade, mahsup, avans veya kur farkı vardır.
- Yeni açılan cari, sık unvan/şube karışıklığı yaşanan firma veya daha önce tekrarlayan fark geçmişi vardır.
- Kapanıştan önce denetim veya iç kontrol için satır kanıtı istenmektedir.
6.500 TL’lik fark örneğinde bakiye onayı yalnızca ayrılığı gösterir. Farkın kaynağı geciken bir fatura, bir tarafta işlenmemiş tahsilat veya yanlış caride duran peşinat olabilir. Bunları görmek için her iki ekstrenin aynı kesitle yan yana gelmesi gerekir.
Ekstreleri Excel .xlsx olarak almak pratiktir. MutabakatAI tarafında da ekstreyi olduğu gibi .xlsx yükleyip karşılaştırmaya alabilirsiniz; formatı bozmadan satırları eşleştirmek, fark satırlarını ayırmayı hızlandırır.
Dönem sonu için pratik sıra
Doğru sıra çoğu ekipte aynıdır: önce geniş ağ, sonra dar inceleme.
1. Kesim tarihini sabitleyin. Tüm cariler için aynı kesiti kullanın (örneğin 30.09.2026). Bir tarafta 30 Eylül, diğerinde 2 Ekim bakiyesi varsa fark “gerçek” olmayabilir; zamanlama farkıdır.
2. Toplu bakiye onayı gönderin. Carilerin dönem sonu bakiyesini e-posta ile iletin. Karşı taraf hesaba girmeden güvenli bağlantıdan “Mutabıkım” veya “Mutabık değilim” diyebilsin. Yanıt gelmeyenlere hatırlatma gönderin; kapanış günü yaklaşıyorsa sessiz kalan cariler listenizi şişirmesin.
3. “Mutabıkım” gelenleri ayırın. Bu carilerde günlük kapanış için ekstre turuna gerek yoktur. İsterseniz riskli birkaç caride örnek ekstre bakabilirsiniz; tamamını açmak şart değildir.
4. “Mutabık değilim” veya yanıt gelmeyenlerde ekstre isteyin. Kendi .xlsx ekstrenizi aynı kesitle hazırlayın, karşı taraftan da aynı kesitli ekstre isteyin. Büyük tutarlı açık satırlardan başlayın: 6.500 TL’lik tek fatura, 3.200 TL’lik tahsilat veya 1.800 TL’lik iade çoğu zaman farkın tamamını açıklar.
5. Düzeltmeyi iki tarafta kapatın. Farkı bulduktan sonra yalnızca sizin fişinizi düzeltmek yetmez. Karşı tarafın da aynı döneme işlemesi gerekir; aksi halde bir sonraki turda aynı 6.500 TL yeniden çıkar.
Bu akışın genel çerçevesini cari mutabakat ve dönem sonu cari mutabakat yazılarında da bulabilirsiniz. Toplu bakiye adımı için toplu bakiye mutabakatı pratik bir rehberdir.
Aynı dönem kesiti neden kritik?
Bakiye onayı ile ekstre karşılaştırmanın ortak şartı aynı kesittir. Siz 30 Eylül bakiyesini sorarsınız; karşı taraf 2 Ekim ekstresini gönderirse aradaki iki günlük hareketler yapay fark üretir.
Somut örnek: Sizin 30.09 bakiyeniz 125.000 TL. 1 Ekim’de 6.500 TL tahsilat bankaya geçer ve karşı taraf bunu 1 Ekim ekstrene işler. Siz hâlâ 30 Eylül kesitindesiniz; onlar 125.000 − 6.500 = 118.500 TL görür. İkiniz de kendi kayıtlarında haklı olabilirsiniz. Sorun kesitin kaymasıdır.
Bu yüzden hem bakiye sorusunda hem ekstre talebinde tarihi yazın. “Lütfen 30.09.2026 kesitli bakiyenizi / ekstrenizi iletin” cümlesi, sonraki yazışmayı yarıya indirir. Fark çıktığında önce kesiti doğrulayın; sonra satırlara inin.
“Mutabıkım” yanıtı, karşı tarafın sizin gönderdiğiniz kesiti kullandığı varsayımına dayanır. Kesim tarihi yazılmamış bir onay, kapanışta zayıf kanıttır. Tarihi her turda tekrarlayın.
Fark çıktığında izlenecek kısa yol
“Mutabık değilim” geldiğinde panikle tüm carileri açmayın. Yalnızca o cariye inin.
Önce tutar farkını yazın: 125.000 − 118.500 = 6.500 TL. Sonra kendi ekstrenizde 6.500 TL’ye eşit veya buna yakın satırları filtreleyin. Tek bir fatura veya tahsilat çoğu zaman yeter. Birden fazla küçük satır toplamı da olabilir; o zaman tarih aralığını daraltın.
Karşı tarafın ekstresini aldığınızda aynı tutarı onların satırlarında arayın. Sizde var onlarda yoksa gecikmiş kayıt veya yanlış cari ihtimali yükselir. İkisinde de var ama farklı tarihlerdeyse kesit veya valör farkına bakın.
Diyelim ki 6.500 TL’lik fark, sizin ekstrenizde 28 Eylül tarihli bir alış faturası olarak duruyor; karşı taraf aynı faturayı 3 Ekim’e işlemiş. Kesiti 30 Eylül’e sabitlediğinizde fark görünür, kesiti 5 Ekim’e çektiğinizde kapanır. Bu tür durumlarda önce tarihi hizalayın; sonra mahsup veya düzeltme fişi düşünün.
“Mutabık değilim” sonrası adımların özeti için Mutabık değilim yanıtı sonrası ne yapılır yazısına bakabilirsiniz. Farkın yaygın nedenleri ise cari hesap farkı neden çıkar başlığında toplanmıştır.
MutabakatAI bu iki adımı nasıl hızlandırır?
Süreç önce gelir; araç sonra. Bakiye onayı ile ekstre karşılaştırmayı doğru sıraya koyduktan sonra MutabakatAI her iki adımda da işi kısaltır.
Bakiye tarafında carilerinize e-posta ile bakiye onayı gönderebilirsiniz. Karşı taraf hesap açmadan güvenli bağlantıdan “Mutabıkım” veya “Mutabık değilim” yanıtlar. Toplu gönderim ve hatırlatma, dönem sonu turunu tek tek mail yazmadan yönetmenizi sağlar. Bu akış online mutabakat sayfasında özetlenir.
Ekstre tarafında kendi .xlsx ekstrenizi olduğu gibi yükler, karşı tarafın ekstresiyle AI destekli karşılaştırmaya alırsınız. Eşleşen satırlar ayrılır; açık kalan tutarlar listelenir. Böylece 6.500 TL’lik farkı manuel satır satır aramak yerine önce sistemin işaretlediği adaylara bakarsınız. Detay için ekstre karşılaştırma sayfasına bakabilirsiniz.
Önemli olan abartmamaktır: araç, “Mutabıkım” gelen carilerde ekstre zorunluluğu yaratmaz. Önce bakiye turunu bitirin; yalnızca ayrışan carilerde karşılaştırmaya geçin. Bu sıra hem sizin ekibinizi hem karşı tarafı yormaz.
SSS
Bakiye tutuyorsa ekstreye hiç bakmamalı mıyım?
Günlük dönem sonu için çoğu caride bakmaya gerek yoktur. Yıl sonu, denetim veya daha önce sorun çıkmış carilerde örnekleme ile ekstre kontrolü yine de faydalıdır. Asıl kural: herkese ekstre istemeyin; riskli azınlığa inin.
“Mutabık değilim” gelince hemen düzeltme fişi mi atmalıyım?
Hayır. Önce aynı kesitli ekstreleri karşılaştırın. 6.500 TL’lik fark bazen sizin değil karşı tarafın gecikmiş kaydıdır. Kaynağı bulmadan fiş atmak ikinci bir fark üretir.
Kesim tarihi farklıysa bakiyeler tutsa bile sorun var mıdır?
Tutması tesadüf olabilir. Bir sonraki günde çıkan tahsilat veya fatura hemen bozar. Onay ve ekstre taleplerinde tarihi her zaman yazın; kapanış klasörüne de aynı kesiti not edin.
Ekstreleri hangi formatta istemeliyim?
Excel .xlsx pratik ve karşılaştırılabilir bir formattır. MutabakatAI’ye yüklerken de .xlsx kullanın. PDF veya ekran görüntüsü satır eşleştirmeyi yavaşlatır; mümkünse tablo dosyası isteyin.
Toplu bakiye ile tek tek mail arasındaki fark nedir?
Toplu gönderimde aynı kesit ve aynı metinle onlarca cariye aynı anda ulaşırsınız; hatırlatmayı da tek listeden yönetirsiniz. Tek tek mail, küçük cari setinde işe yarar ama dönem sonunda kolayca dağılır.
Sonuç
Bakiye onayı, dönem sonu bakiyesinin iki tarafta aynı olup olmadığını hızlıca gösterir. Ekstre karşılaştırma, ayrışan carilerde farkın satırını bulur. Önce toplu bakiye, sonra yalnızca “Mutabık değilim” diyenlerde ekstre — bu sıra hem 125.000 TL’ye 118.500 TL gibi somut farkları çözer hem de tutan carileri gereksiz işten kurtarır. Kesim tarihini sabitleyin, yanıtları ayırın, farkı bulunca iki tarafta kapatın.