Ay veya yıl kapanırken cari bakiyeleri toparlamak çoğu ekipte en yoğun işlerden biri olur. Listenizde 40 cari varsa herkese ayrı e-posta yazmak, gelen yanıtları Excel’de takip etmek ve “Mutabık değilim” diyenlerde satır satır fark aramak kolayca bir haftayı doldurur.
Bu rehberde dönem sonu cari mutabakatını sabit bir sırayla nasıl yürüteceğinizi anlatıyoruz. Önce bakiyeyi teyit etmek, sonra yalnızca uyuşmayan carilerde ekstreye inmek; kapanışta da kaynağı netleşmeden düzeltme fişi atmamak.
Dönem sonu mutabakatı neden ayrı bir iş?
Günlük cari kontrol ile dönem sonu mutabakatı aynı şey değildir. Gün içinde bir tedarikçi faturası veya bir tahsilat şüpheli görünebilir; dönem sonunda ise aynı kesit tarihiyle tüm carilerin bakiyesini karşı tarafa teyit ettirmeniz gerekir.
Kesit tarihi net değilse iş baştan kayar. Siz 31 Ağustos 23:59 bakiyesini çıkarmışsınızdır; karşı taraf 1 Eylül sabahı kayda geçen 8.900 TL’lik bir faturayı dönem içine almıştır. Toplamlar ayrılır, siz de yanlış satırlarda arama yaparsınız.
Dönem sonunu yönetilebilir kılan şey, her cariye aynı anda ekstre sormak değil; önce bakiyeyi toplu onaylatmak, yalnızca itiraz edenlerde harekete inmektir. Bu ayrımı cari mutabakat ile e-mutabakat farkı yazısında da ayrıntılı ele almıştık.
Kapanıştan bir hafta önce kesim tarihini ekip içinde yazın: “31.08.2026, belge tarihi ≤ 31.08”. Karşı tarafa da aynı cümleyi iletin. Kesit tartışması bitmeden fark tartışmasına girmeyin.
Başlamadan önce hazırlık listesi
Mutabakatı açmadan önce kendi tarafınızı toparlamak, karşı taraftan gelen itirazı yarı yarıya azaltır.
1. Kesim tarihini sabitleyin. Ay sonu mu, özel bir kapanış günü mü? Saat dilimi ve belge tarihi kuralını da netleştirin. “Ağustos bakiyesi” tek başına yetmez.
2. Açık fişleri kapatın. Bankaya geçmiş ama cariye işlenmemiş ödemeler, bekleyen iade faturaları ve taslak fişler dönem sonu farkının klasik kaynağıdır. 4.200 TL’lik bir EFT cariye düşmeden bakiyeyi gönderirseniz karşı taraf haklı olarak itiraz eder.
3. Cari listesini sadeleştirin. Dönemde hareket görmeyen veya bakiyesi sıfır olan carileri ayrı tutun. Yoğun cariler (örneğin aylık 50+ hareket) ile seyrek carileri aynı kuyruğa koymayın; önceliği hareketli carilere verin.
4. Bakiye dosyasını hazırlayın. Firma adı, vergi numarası veya cari kodu, e-posta ve dönem sonu bakiyesi. Bu liste hem toplu gönderimin hem de takip ekranının omurgasıdır.
5. Ekstre çıktısını test edin. Muhasebe programınızdan bir cari için Excel .xlsx ekstresi alın. Tarih, açıklama, borç, alacak kolonlarının dolu olduğundan emin olun. Dönem ortasında formatı denemek, kapanış günü sürprizini önler.
Hazırlık bitmeden “herkese mutabakat gönder” demek, yanıt oranını düşürür. Önce kendi kayıtlarınızı temizleyin.
Adım 1: Toplu bakiye onayı
İlk iş, dönem sonu bakiyesini karşı tarafa göndermek ve “Mutabıkım / Mutabık değilim” yanıtını toplamaktır. Bu aşamada henüz satır satır ekstre karşılaştırmanız gerekmez.
Pratik akış şöyle ilerler:
- Firma ve bakiye listenizi sisteme yükleyin.
- Mutabakat taleplerini toplu gönderin.
- Karşı taraf e-postadaki güvenli bağlantı üzerinden bakiyeyi görür; hesap açmadan yanıt verir.
- Siz tek ekrandan kimlerin mutabık kaldığını, kimlerin itiraz ettiğini, kimlerin henüz dönmediğini izlersiniz.
Örnek: Listenizde 60 cari var. 48’i “Mutabıkım” dedi, 7’si henüz yanıt vermedi, 5’i “Mutabık değilim” dedi. Ekstre işine 60 cariyle değil, 5 cariyle başlarsınız. Yanıt gelmeyen 7’ye kapanıştan iki gün önce hatırlatma göndermek çoğu zaman yeterlidir.
Bakiye onayı size yalnızca sonucu verir. Sizin bakiyeniz 125.000 TL, karşı tarafınki 118.500 TL ise 6.500 TL fark olduğunu bilirsiniz; hangi faturadan veya ödemeden geldiğini bilmezsiniz. O iş bir sonraki adımdadır.
Karşı tarafın üye olması gerekmez. Güvenli bağlantı üzerinden yanıt vermesi, özellikle bayi ve tedarikçi ağında yanıt oranını yükseltir. “Önce şu programa üye olun” demek süreci uzatır.
Online sürecin genel çerçevesini online mutabakat sayfasında, bakiye ve ekstre adımlarının birlikte nasıl yönetildiğini cari mutabakat sayfasında bulabilirsiniz.
Adım 2: Yalnızca uyuşmayan carilerde ekstre
“Mutabık değilim” yanıtı geldiğinde asıl iş başlar. İki tarafın cari ekstresini aynı kesit tarihiyle yan yana getirirsiniz.
Klasik yöntemde iki Excel açılır; satırlar tarih, tutar veya fatura numarasına göre elle işaretlenir. Birkaç yüz satırda bu iş saatler sürer. Parçalı ödemeler, farklı açıklamalar ve ters işaretli iadeler ise elle en çok vakit kaybettiren kısımdır.
Daha düzenli bir sıra şöyle işler:
- Büyük tutarları ayırın. 6.500 TL fark varsa önce 5.000 TL üzeri fatura ve ödemelere bakın.
- Ödeme–tahsilat zamanlamasını kontrol edin. Bankaya geçmiş ama karşı cariye işlenmemiş 6.500 TL’lik bir ödeme, tek başına tüm farkı açıklayabilir.
- Eksik ve mükerrer belgeleri listeleyin. Bir tarafta olup diğerinde olmayan fatura veya iade satırları netleşmeden “yuvarlak düzeltme” düşünmeyin.
- Kur, iade ve ters işareti sona bırakın. 3.200 TL’lik ters kaydedilmiş bir iade, bakiyede 6.400 TL’lik sapma gibi görünebilir.
İki ekstrenin satır bazında nasıl karşılaştırıldığını ekstre karşılaştırma sayfasında adım adım görebilirsiniz. Farkın neden çıktığına dair somut örnekler için cari hesap farkı neden çıkar yazısına bakabilirsiniz.
Kaynağı belli olmayan “mutabakat farkı” fişi atmayın. 6.500 TL’nin 4.750 TL’si eksik fatura, 1.750 TL’si geciken ödeme ise bunları ayrı kapatın. Tek satırda birleştirmek bir sonraki dönemde aynı sorunu yeniden açar.
Adım 3: Farkı kapatıp bakiyeyi yeniden teyit edin
Farkı bulmak ile kapatmak ayrı işlerdir. Kapanışta acele fiş, yeni fark üretir.
Önce iki tarafın da aynı belgeyi aynı tutar ve aynı yönde gördüğünden emin olun. Eksik faturayı tamamlamak, mükerrer kaydı ters çevirmek veya geciken ödemeyi cariye işlemek çoğu zaman yeterlidir. Karşı taraf henüz kayda almadığı bir ödemeyi bekliyorsa, sizin tarafınızda “düzeltme” yapmak yerine ödemenin işlenmesini beklemek daha doğrudur. Aksi halde iki taraf da düzeltme yapar ve fark ters yönde yeniden oluşur.
Kapanıştan sonra aynı kesit tarihiyle bakiyeyi yeniden alın. Yeni bakiyeyi karşı tarafa tekrar teyit ettirin. Böylece hem fişlerin doğru işlendiğini hem de başka bir farkın kalmadığını görürsünüz.
Küçük kalanlar (100–200 TL) çoğu zaman yuvarlama veya masraf farkıdır. Bunları büyük farklarla aynı dosyada karıştırmayın; ayrı not edin ve gerekirse sonraki dönemde temizleyin.
Dönem sonu kontrol listesi
Kapanış gününde şu sırayı basılı tutmak işe yarar:
| Sıra | Kontrol | Tamam mı? |
|---|---|---|
| 1 | Kesim tarihi ve belge tarihi kuralı yazılı mı? | |
| 2 | Açık banka / cari fişleri işlendi mi? | |
| 3 | Bakiye listesi (firma, e-posta, bakiye) hazır mı? | |
| 4 | Toplu bakiye onayı gönderildi mi? | |
| 5 | Yanıt vermeyenlere hatırlatma planlandı mı? | |
| 6 | “Mutabık değilim” carilerinde ekstre alındı mı? | |
| 7 | Büyük tutar → ödeme → eksik/mükerrer → kur/işaret sırası uygulandı mı? | |
| 8 | Kaynağı net fişler kapatıldı, yuvarlak fark fişi atılmadı mı? | |
| 9 | Aynı kesitle bakiye yeniden alındı ve teyit edildi mi? | |
| 10 | Sonuçlar arşivlendi mi? (tarih, tutar, yanıt) |
Listeyi her dönemde aynı tutmak, “bu ay nasıl yapıyorduk?” sorusunu ortadan kaldırır. Özellikle birden fazla müşteriyle çalışan mali müşavir bürolarında standart sıra, ekip değişince de işin kalmasını sağlar.
MutabakatAI bu akışta nereye girer?
Süreç değişmez: önce bakiye, sonra hareket. MutabakatAI bu iki adımı aynı yerde yürütmenize yardımcı olur.
Firma ve bakiye listenizi yükleyerek mutabakat taleplerini toplu gönderebilirsiniz. Karşı taraf hesap açmadan e-postadaki güvenli bağlantı üzerinden “Mutabıkım” veya “Mutabık değilim” yanıtını verir. Yanıt gelmeyen cariler için hatırlatma kullanabilirsiniz.
Bakiyeler uyuşmuyorsa iki tarafın Excel .xlsx ekstresini mümkün olduğunca olduğu gibi yükleyebilirsiniz. Sabit bir şablon zorunlu değildir; sistem tarih, açıklama, borç, alacak gibi kolonları tanımanız için önerir, siz onaylarsınız. Yapay zekâ destekli ekstre karşılaştırma, eşleşen satırları, eksik veya mükerrer kayıtları ve tutar farklarını ayırmaya yardımcı olur.
Odak noktası cari bakiye onayı ve ekstre karşılaştırmadır. Ücretsiz pakette her ay sınırlı sayıda bakiye mutabakatı ve ekstre karşılaştırma hakkı vardır; kredi kartı bilgisi istenmez.
SSS
Dönem sonu mutabakatına ne zaman başlamalıyım?
Kesim tarihinden en az beş–yedi iş günü önce bakiyeleri toparlayıp toplu onaya çıkmak iyi bir pratiktir. Son güne bırakırsanız hem açık fişler hem de yanıt bekleyen cariler birikir. Yoğun carilerde ay ortasında ara mutabakat yapmak, dönem sonundaki fark yığınını da küçültür.
Her cariye ekstre mi sormalıyım?
Hayır. Önce bakiye onayı alın. Bakiyeler aynıysa hareket taraması gerekmez. Ekstreye yalnızca “Mutabık değilim” diyen veya farkı önceden bilinen carilerde inmek zamandan tasarruf ettirir.
Karşı taraf yanıt vermezse ne olur?
Hatırlatma gönderin ve son yanıt tarihini net yazın. Hâlâ yanıt yoksa kendi tarafınızda bakiyeyi kilitleyip durumu not edin; tek taraflı “onaylandı” varsaymayın. Sonraki dönemde aynı cariyi öncelikli listeye alın.
Excel şablonuna mı dönüştürmem gerekir?
Gerekmez. Muhasebe programınızdan aldığınız .xlsx ekstresini mümkün olduğunca olduğu gibi kullanın. Kolon adları farklı olsa bile tarih, açıklama, borç ve alacak alanları tanınabiliyorsa ek bir şablon hazırlığına gerek kalmaz.
Farkı tek fişle kapatmak doğru mu?
Kaynağı net değilse hayır. 6.500 TL’lik farkı “mutabakat farkı” diye tek satıra yazmak sonraki dönem kontrolünü zorlaştırır. Önce fatura, ödeme ve iade satırlarını ayırın; her kaynağı kendi belgesiyle kapatın. Sonra aynı kesitle bakiyeyi yeniden teyit edin.
Sonuç
Dönem sonu cari mutabakatı, dağınık e-posta trafiğiyle değil sabit bir sırayla yürür: hazırlık, toplu bakiye onayı, yalnızca uyuşmayan carilerde ekstre, kaynağı net kapanış ve yeniden teyit.
Kesim tarihini yazın, açık fişleri temizleyin, bakiyeyi toplu onaylatın, farkı satır satır bulun ve yuvarlak düzeltmeden kaçının. Bu sıra hem ay sonunu hem yıl sonunu aynı disiplinle yönetmenizi sağlar.
MutabakatAI ile bakiyeleri toplu onaylatabilir, uyuşmayan carilerde ekstreleri karşılaştırarak farkın hangi hareketlerden geldiğini inceleyebilirsiniz. Sürecin tamamı için cari mutabakat, satır bazlı inceleme için ekstre karşılaştırma sayfalarına bakabilirsiniz.