İki cari ekstreyi yan yana koyup satır satır taramak, muhasebede en çok zaman yiyen işlerden biri. Bu yüzden "yapay zekâ ekstreleri karşılaştırıyor" cümlesi kulağa iyi geliyor. Ama sahada asıl soru şu: Yapay zekâ bu işin hangi kısmını gerçekten üstleniyor, hangi kısmında karar hâlâ sizde kalıyor?
Bu ayrımı baştan net koymak, aracı doğru kullanmanın da yolu. Yapay zekâya her şeyi bırakırsanız sonuçları sorgulamadan kabul edersiniz. Hiçbir şey bırakmazsanız da yine iki Excel arasında gidip gelirsiniz.
Ekstre karşılaştırmada zaman nereye gidiyor?
Bakiyeler tuttuğunda iş kısa sürer. Sizin kayıtlarınızda cari 84.300 TL borçlu, karşı tarafta da 84.300 TL alacaklı görünüyorsa hareketleri tek tek açmanıza gerek yoktur.
Zaman, bakiyeler tutmadığında gider. Örneğin sizde 84.300 TL, karşı tarafta 79.150 TL görünüyorsa elinizde yalnızca 5.150 TL'lik bir fark vardır. Bu farkın hangi fatura, ödeme ya da iadeden geldiğini bulmak için iki dökümü yan yana getirmeniz gerekir.
Manuel yöntemde bu işin büyük kısmı tekrar eden kontrollerdir:
- Aynı tutarı diğer dosyada aramak
- Tarihi birkaç gün kaymış kayıtları yakalamak
- Bir faturayı kapatan iki üç ödemeyi toplamak
- Aynı faturanın iki kez işlenip işlenmediğine bakmak
- Ters kayıt ve iptalleri birbirinden ayırmak
Bu kontrollerin çoğu kural ve örüntü işidir. Yapay zekânın en çok fayda sağladığı yer de tam olarak burasıdır.
Yapay zekânın üstlendiği işler
Dosyayı okumak ve kolonları tanımak
Her firmanın ekstresi farklı görünür. Birinde borç ve alacak ayrı kolonlardadır, diğerinde tek tutar kolonu ve işaret vardır. Kimi dosyanın tepesinde firma bilgisi, altında ara toplamlar bulunur.
MutabakatAI'de Excel ekstrenizi (.xlsx) mümkün olduğunca olduğu gibi yüklersiniz. Sistem tarih, açıklama, borç, alacak, tutar ve bakiye gibi alanları dosya içeriğinden algılar ve alan eşleştirmesini onayınıza sunar. Dosyayı önceden belirli bir şablona dönüştürmeniz gerekmez.
Kolon eşleştirmesi önerilir, ama onay sizindir. Borç ve alacak kolonlarının doğru tarafa oturduğunu bu adımda bir kez kontrol etmek, sonraki bütün sonuçların sağlıklı çıkmasını sağlar.
Birebir ve esnek eşleşmeleri çıkarmak
Tarihi ve tutarı aynı olan kayıtları eşleştirmek kolay kısımdır. Deneyimli bir muhasebeci ise bundan fazlasına bakar: Sizde 3 Eylül'de kayıtlı tahsilat karşı tarafta 5 Eylül'de görünebilir. 40.000 TL'lik bir fatura 25.000 TL ve 15.000 TL'lik iki ödemeyle kapanmış olabilir.
Yapay zekâ destekli karşılaştırma bu durumları da değerlendirir. Birebir eşleşmeler, tarihi farklı görünen kayıtlar, parçalı ve gruplu ödemeler, mükerrer kayıtlar, ters veya iptal kayıtları ve tutar farklılıkları ayrı ayrı analiz edilir.
Farkı kalemlere ayırmak
Karşılaştırma bittiğinde sonuç tek bir fark rakamı olarak kalmaz. Eşleşen kayıtlar, yalnızca sizde ya da yalnızca karşı tarafta olan işlemler, tutar farkları, mükerrer veya ters kayıtlar ve net fark ayrı bölümlerde görünür.
Böylece 5.150 TL'lik farkın, örneğin karşı tarafa henüz ulaşmamış 4.200 TL'lik bir fatura ile 950 TL'lik bir iadeden oluştuğunu görmek dakikalar alır.
Size kalan işler
Yapay zekâ kayıtları eşleştirir ve farkı görünür hale getirir. Ama muhasebe kararı vermez. Şu adımlar hâlâ sizin işinizdir.
Önerilen eşleşmeleri gözden geçirmek
Esnek eşleşme bir öneridir, kesin hüküm değildir. Aynı hafta içinde aynı tutarda iki ayrı ödeme varsa hangisinin hangi faturaya ait olduğunu en iyi siz bilirsiniz.
Özellikle şu eşleşmelere bir kez göz atın:
| Eşleşme türü | Neye bakmalısınız? |
|---|---|
| Tarihi farklı kayıtlar | Aradaki gün farkı makul mü, dönem kesitini aşıyor mu? |
| Parçalı ödemeler | Toplanan ödemeler gerçekten aynı faturaya mı ait? |
| Mükerrer görünen kayıtlar | Gerçekten çift kayıt mı, yoksa aynı tutarda iki ayrı işlem mi? |
| Ters ve iptal kayıtları | İptal edilen belge yeniden düzenlenmiş mi? |
Hangi tarafın doğru olduğuna karar vermek
Sistem bir faturanın yalnızca sizde olduğunu gösterir. Ama o faturanın karşı tarafa hiç ulaşmadığını mı, karşı tarafın onu reddettiğini mi, yoksa sizin yanlışlıkla işlediğinizi mi bilemez.
Bunun cevabı belgelerde, e-posta yazışmalarında ve ilgili birimdedir. Satış ekibiyle konuşmak, sevk irsaliyesine bakmak ya da faturanın durumunu kontrol etmek sizin işinizdir.
Bir kaydın yalnızca bir tarafta görünmesi, o tarafın hatalı olduğu anlamına gelmez. Düzeltme kaydını kimin yapacağına karar vermeden önce belgeyi mutlaka kontrol edin.
Düzeltme kaydını atmak
Fark bulunduktan sonra kayıt düzeltmesi muhasebe sisteminizde yapılır. Eksik faturayı işlemek, mükerrer kaydı iptal etmek ya da yanlış cariye düşen tahsilatı doğru hesaba almak sizin kararınız ve sizin kaydınızdır.
Yapay zekânın burada katkısı, düzeltmenin neye göre yapılacağını gösteren temiz bir kayıt listesi sunmasıdır.
Karşı tarafla konuşmak
Farkın bir kısmı karşı tarafın kayıtlarından kaynaklanıyorsa onlara ulaşmanız gerekir. Bu konuşma, "bakiyemiz tutmuyor" demekle "şu üç kalem sizde görünmüyor" demek arasında çok farklı ilerler.
MutabakatAI'de karşılaştırma sonucunu Excel olarak indirebilir, mutabakat mektubu oluşturabilir ya da sonucu güvenli bir bağlantıyla karşı tarafla paylaşabilirsiniz. Karşı taraf bu bağlantıyı açmak için hesap oluşturmak zorunda kalmaz.
Simülasyon Modu ile karar öncesi kontrol
Bazen fark birkaç kalemin birleşiminden oluşur ve hangisinin dahil edilmesi gerektiği net değildir. Simülasyon Modu, belirli kayıtları dikkate aldığınızda bakiyenin nasıl değişeceğini gösterir.
Örneğin 950 TL'lik iadenin karşı tarafta henüz işlenmediğini düşünüyorsanız, bu kaydı dahil ettiğinizde farkın nasıl kapandığını görebilirsiniz. Karar yine sizindir, ama karşı tarafa yazmadan önce elinizde daha sağlam bir dayanak olur.
Simülasyonu karşı tarafla konuşmadan önce kullanın. Hangi kalemlerin farkı açıkladığını görmek, yazışmayı tek seferde netleştirmeye yardımcı olur.
Pratik bir çalışma sırası
Yapay zekâ destekli karşılaştırmayı günlük işe şöyle yerleştirebilirsiniz:
- Kendi ekstrenizi ve karşı tarafın ekstresini aynı dönem kesitiyle alın.
- Dosyaları .xlsx olarak yükleyin, önerilen kolon eşleştirmesini onaylayın.
- Karşılaştırma sonucunda önce net farka, sonra eşleşmeyen kalemlere bakın.
- Esnek eşleşmeleri, özellikle parçalı ödeme ve mükerrer görünen kayıtları gözden geçirin.
- Gerekirse Simülasyon Modu ile hangi kalemlerin farkı açıkladığını kontrol edin.
- Belgeleri inceleyip hangi tarafta düzeltme gerektiğine karar verin.
- Sonucu Excel, mutabakat mektubu ya da güvenli bağlantıyla karşı tarafa iletin.
Karşı tarafın ekstresi henüz elinizde değilse sistem üzerinden davet gönderebilirsiniz. Karşı taraf hesap açmadan, güvenli bağlantı üzerinden kendi ekstresini yükleyebilir.
SSS
Yapay zekânın eşleştirdiği kayıtları tekrar kontrol etmem gerekir mi?
Birebir eşleşmeleri tek tek kontrol etmeniz gerekmez. Tarihi farklı kayıtlar, parçalı ödemeler ve mükerrer görünen kayıtlar gibi esnek eşleşmelere ise bir kez göz atmanız iyi olur. Çünkü bu eşleşmelerin doğruluğu çoğu zaman yalnızca sizin bildiğiniz bir bağlama dayanır.
Ekstreyi belirli bir şablona dönüştürmem gerekiyor mu?
Hayır. Excel ekstrenizi (.xlsx) mümkün olduğunca olduğu gibi yükleyebilirsiniz. Sistem kolonları algılar ve alan eşleştirmesini onayınıza sunar.
Yapay zekâ düzeltme kaydını kendisi atar mı?
Hayır. MutabakatAI farkın hangi kayıtlardan kaynaklandığını gösterir. Düzeltme kaydı sizin muhasebe sisteminizde, sizin kararınızla yapılır.
Karşı tarafın da MutabakatAI kullanması gerekir mi?
Gerekmez. Karşı taraf, hesap oluşturmadan güvenli bağlantı üzerinden kendi ekstresini yükleyebilir ya da paylaştığınız sonucu görüntüleyebilir.
Sonuç
Yapay zekâ, ekstre karşılaştırmanın tekrar eden ve yorucu kısmını üstlenir: dosyayı okur, kayıtları eşleştirir, farkı kalemlere ayırır. Hangi eşleşmenin doğru olduğuna, hangi tarafın düzeltme yapacağına ve karşı tarafa ne söyleneceğine ise yine siz karar verirsiniz.
Bu iş bölümü netleştiğinde, mutabakat süresinin büyük kısmı arama yapmaktan çıkar ve karar vermeye kalır. Nasıl çalıştığını görmek için ekstre karşılaştırma sayfasına göz atabilirsiniz.