Cari hesap mutabakatı, çoğu firmada hâlâ Excel dosyaları ve e-posta trafiği üzerinden yürüyor. Ay sonu geldiğinde ekstreler karşılaştırılıyor, farklar tek tek not ediliyor, muhasebeci ile mali müşavir arasında sayfalar dolusu tablo dolaşıyor. Doğru bir mutabakat programı bu süreci saatlerden dakikalara indirebiliyor. Ama piyasada çok fazla seçenek var ve hangisinin işinize gerçekten yaradığını anlamak kolay değil.
Bu yazıda bir mutabakat programı seçerken bakmanız gereken kriterleri sıralıyoruz.
Kurulum ve Entegrasyon Yükü Ne Kadar?
Bazı yazılımlar, ERP veya muhasebe programınıza entegre olmadan çalışmıyor. Bu, IT ekibi, danışmanlık ücreti ve haftalarca süren kurulum anlamına gelebilir. KOBİ'ler için bu genelde gereksiz bir yük.
MutabakatAI, bu noktada farklı bir yaklaşım sunuyor. Herhangi bir ERP entegrasyonu gerektirmeden, mevcut ekstre ve cari hesap dosyalarınızı (Excel, PDF) doğrudan yükleyerek çalışmaya başlıyorsunuz. Kurulum yok, bekleme yok.
Program seçerken "kaç günde canlıya geçiyoruz" sorusunu satıcıya doğrudan sorun. Cevap günler değil, dakikalar olmalı.
Farkları Otomatik Tespit Edebiliyor mu?
İyi bir mutabakat programının temel işi, iki taraflı ekstre arasındaki tutar, tarih ve fatura numarası farklarını otomatik yakalamak. Manuel kontrolde gözden kaçan küçük bir KDV farkı, ay sonunda büyük bir uyuşmazlığa dönüşebilir.
MutabakatAI, yüklediğiniz ekstreleri yapay zekâ ile satır satır karşılaştırıyor ve uyuşmayan kalemleri işaretleyerek size özet bir rapor sunuyor. Elle karşılaştırma yapmanıza gerek kalmıyor.
E-posta ve Bildirim Akışı Nasıl Yönetiliyor?
Cari mutabakat sadece karşılaştırma değil, aynı zamanda bir iletişim sürecidir. Karşı tarafa mutabakat mektubu göndermek, cevap beklemek, hatırlatma yapmak gerekiyor.
Otomatik hatırlatma göndermeyen bir mutabakat programı, size yalnızca yarım bir çözüm sunar.
Bu yüzden seçtiğiniz programın, cari hesap sahiplerine otomatik e-posta gönderip cevap takibini sizin adınıza yapabildiğinden emin olun.
Veri Güvenliği Yeterli mi?
Ekstrelerinizde ticari sır niteliğinde bilgiler var: cari bakiyeler, fatura detayları, ödeme vadeleri. Bu verilerin nerede saklandığını, kimin erişebildiğini sormak sizin hakkınız.
Ücretsiz veya bilinmeyen kaynaklı araçlara toplu ekstre yüklemeden önce, verilerinizin şifrelenip şifrelenmediğini ve KVKK uyumluluğunu kontrol edin.
Mali Müşavirinizle Uyumlu Çalışıyor mu?
Türkiye'deki çoğu KOBİ, mutabakat sürecini mali müşaviriyle birlikte yürütüyor. Programın, müşavirin de kolayca dosya yükleyip rapor alabileceği bir yapıda olması gerekiyor.
Karmaşık kullanıcı yönetimi, çok basamaklı yetkilendirme ekranları burada işinizi kolaylaştırmaz, tam tersine yavaşlatır.
Fiyatlandırma Şeffaf mı?
Bazı yazılımlar "teklif alın" diyerek fiyatı gizliyor, bazıları ise kullanım başına ücretlendirme ile sürpriz faturalar çıkarıyor. Aylık cari hesap sayınıza göre değişen, önceden bildiğiniz bir fiyat modeli tercih edin.
| Kriter | Aranması Gereken |
|---|---|
| Kurulum | Entegrasyonsuz, hızlı başlangıç |
| Karşılaştırma | Otomatik fark tespiti |
| İletişim | Otomatik e-posta ve hatırlatma |
| Güvenlik | KVKK uyumlu veri saklama |
| Fiyat | Şeffaf, önceden bilinen ücret |
MutabakatAI'da fark tespiti, mail gönderimi ve raporlama tek panelden yönetiliyor; ek modül veya eklenti satın almanıza gerek kalmıyor.
SSS
Mutabakat programı ile Excel'i kıyaslarsak fark ne olur?
Excel'de karşılaştırma tamamen manuel yapılır ve satır sayısı arttıkça hata riski yükselir. Bir mutabakat programı ise binlerce satırı saniyeler içinde karşılaştırıp farkları otomatik işaretler.
Entegrasyon gerektirmeyen bir program ne anlama gelir?
ERP veya muhasebe yazılımınıza bağlanmadan, doğrudan ekstre dosyalarınızı yükleyerek çalışabilirsiniz demektir. Bu, kurulum süresini ve teknik bağımlılığı ortadan kaldırır.
Mali müşavirim bu programı benimle birlikte kullanabilir mi?
Evet, çoğu mutabakat programı birden fazla kullanıcıya izin verir. MutabakatAI'da müşaviriniz kendi hesabından dosya yükleyip aynı raporlara erişebilir.
Verilerim ne kadar güvende oluyor?
Tercih ettiğiniz programın KVKK uyumlu olduğundan ve verilerinizin şifreli saklandığından emin olun. MutabakatAI, yüklenen ekstre verilerini bu standartlara uygun şekilde işler.
Kaç cari hesap için mutabakat programı mantıklı olur?
Ayda onlarca cariyle çalışan her işletme için mantıklıdır. Cari sayınız arttıkça manuel kontrolün getirdiği zaman kaybı da o kadar büyür.