İki ekstreyi karşılaştırdınız, ekranda bir fark tutarı duruyor. Çoğu ekip burada rahatlar: fark bulundu, iş bitti sanılır. Oysa karşılaştırmanın verdiği şey bir sonuç değil, bir iş listesidir. Hangi satırı kimin düzelteceği, hangisinin hiç düzeltme gerektirmediği ve karşı tarafa ne yazılacağı hâlâ belli değildir.
Fark listesini düzeltme kaydına çevirmenin belli bir sırası var. Sırayı atlayınca aynı cari için üç hafta boyunca mail gidip gelir, sonunda kimse ilk farkın neden çıktığını hatırlamaz.
Örnek cari: 16.250 TL fark
Somut bir cari üzerinden gidelim. Kuzey Yapı Malzemeleri ile 30 Eylül 2026 kesitinde bakiye onayı istediniz. Sizin kayıtlarınızda 214.600 TL alacağınız görünüyor. Karşı taraf Mutabık değilim dedi; onların defterinde size 198.350 TL borç var. Fark 16.250 TL.
İki tarafın Excel ekstresini yükleyip karşılaştırdınız. Eşleşen yüzlerce satırın yanında üç kalem açıkta kaldı:
| Kalem | Tutar | Nerede görünüyor |
|---|---|---|
| 29.09.2026 tarihli satış faturası | 9.800 TL | Yalnızca sizde |
| Karşı tarafın kestiği iade faturası | 4.200 TL | Yalnızca karşı tarafta |
| Nakliye faturası | 2.250 TL | Sizde iki kez |
Üç kalemin toplamı 16.250 TL ediyor. Yani fark listesi bakiye farkını tam açıklıyor. Bu, sonraki her adımın dayanağıdır.
Önce listenin toplamını bakiye farkıyla tutturun
Fark listesine bakmadan önce tek bir kontrol yapın: açıkta kalan kalemlerin net toplamı, iki bakiye arasındaki farka eşit mi?
Eşitse elinizde güvenilir bir liste var demektir. Eşit değilse bir şey eksik okunmuştur. En sık sebep dosyanın kendisidir. Açılış bakiyesi satırı ekstreye girmemiş, borç ve alacak kolonları ters okunmuş ya da dönem aralığı iki tarafta farklı seçilmiş olabilir.
Toplam tutmuyorsa kalemleri karşı tarafa göndermeyin. Eksik bir listeyle başlayan yazışma, ikinci turda "bir de şu var" diye uzar ve güveni zedeler.
MutabakatAI'de yüklemeden sonra kolonları doğrulama adımı bu yüzden önemlidir. Yapay zekânın tarih, açıklama, borç ve alacak kolonlarını nasıl okuduğunu orada görürsünüz. Bir kolonu yanlış eşlediğinizi sonradan fark ederseniz düzeltme hakkıyla karşılaştırmayı kotanızdan düşmeden yeniden çalıştırabilirsiniz.
Her kalemi üç gruptan birine koyun
Toplam tuttuktan sonra kalemleri tek tek ele alın. Her açık kalem şu üç gruptan birine girer:
- Sizin düzeltmeniz gerekenler. Kayıt sizde eksik, fazla veya hatalı.
- Karşı tarafın düzeltmesi gerekenler. Kayıt onlarda eksik, fazla veya hatalı.
- Zamanlama farkları. Kayıt iki tarafta da doğru, sadece farklı dönemlere düşmüş.
Örnekte nakliye faturasının sizde iki kez işlenmesi birinci gruba girer. Aynı belge numarası iki ayrı satırda duruyorsa bu karşı tarafın sorunu değildir; mükerrer kaydı siz ters kayıtla kapatırsınız.
İade faturası da birinci gruptandır. Karşı taraf iadeyi kesmiş ve kaydetmiş, sizde ise henüz işlenmemiş. Faturanın size ulaşıp ulaşmadığını kontrol edin. Ulaştıysa kaydı atarsınız. Ulaşmadıysa karşı taraftan belgeyi istersiniz; kayıt yine sizde yapılır.
29 Eylül tarihli satış faturası ise büyük ihtimalle üçüncü gruptadır. Siz faturayı eylül sonunda kestiniz, karşı taraf ekim başında teslim alıp o tarihle işledi. İki kayıt da kendi içinde doğrudur. Bu kalem için kimsenin düzeltme kaydı atması gerekmez; yalnızca açıklama gerekir.
Zamanlama farkını hata gibi sunmayın. Karşı tarafa "faturamızı kaydetmemişsiniz" yazmak yerine "29.09 tarihli faturamız sizde ekim kayıtlarında görünüyor olabilir" demek, aynı bilgiyi gerginlik yaratmadan verir.
Kendi düzeltmelerinizi önce yapın
Karşı tarafa yazmadan önce kendi grubunuzu temizleyin. Mükerrer nakliye faturasını ters kayıtla kapatın, iade faturasını belge elinizdeyse işleyin.
Bunun pratik bir faydası var. Kendi hatalarınızı düzelttikten sonra karşı tarafa gidecek liste kısalır. Örnekte 16.250 TL'lik fark, sizin tarafınızdaki iki düzeltmeden sonra 9.800 TL'ye iner. Geriye kalan tek kalem de zamanlama farkıdır. Karşı tarafa "üç farkımız var" yerine "tek bir zamanlama farkı kaldı" diye yazarsınız.
Düzeltme kayıtlarını atmadan önce etkisini görmek isterseniz MutabakatAI'nin simülasyon modunu kullanabilirsiniz. Belirli kalemleri dikkate aldığınızda bakiyenin nasıl değişeceğini kayıtlara dokunmadan görürsünüz. Böylece "bu iki düzeltme farkı kapatıyor mu?" sorusunun cevabını fiş kesmeden öğrenirsiniz.
Karşı tarafa gidecek mesajı satır bazında yazın
Karşı tarafın muhasebecisi sizin ekranınızı görmüyor. "Bakiyemizde 9.800 TL fark var, kontrol eder misiniz?" diye yazarsanız onlar da kendi ekstrelerini baştan taramak zorunda kalır. Bu, yanıtın günlerce gecikmesi demektir.
Mesajda her kalem için şunlar bulunsun:
- Belge tarihi ve belge numarası
- Tutar, kuruşuna kadar
- Kaydın hangi tarafta göründüğü
- Sizin bu kalem hakkındaki tespitiniz (eksik kayıt, mükerrer, dönem kayması)
Örnekteki mesaj kısa olur: 29.09.2026 tarihli, şu numaralı 9.800 TL'lik satış faturamız sizin eylül ekstrenizde yer almıyor. Ekim kayıtlarınızda görünüyorsa fark yalnızca dönem kaymasından kaynaklanıyor ve 30 Eylül bakiyemiz bu kalem dışında tutuyor.
Karşılaştırma sonucunu Excel olarak indirip ekleyebilir ya da güvenli paylaşım bağlantısıyla karşı tarafa açabilirsiniz. Karşı taraf aynı listeye baktığında tartışma tutar üzerinden değil, belge üzerinden ilerler.
Zamanlama farklarını takip listesinde tutun
Zamanlama farkı düzeltme gerektirmez ama unutulmamalıdır da. Eylül sonunda size açık görünen 9.800 TL'lik fatura, ekimde karşı tarafın defterine girdiğinde kendiliğinden kapanır. Kapanmazsa artık zamanlama farkı değil, gerçek bir eksik kayıttır.
Bu yüzden zamanlama farklarını ayrı bir notla tutun ve bir sonraki mutabakatta ilk iş onlara bakın. Ekim kesitinde aynı fatura hâlâ yalnızca sizde görünüyorsa, karşı tarafla konuşulacak konu değişmiştir.
Dönem kayması yaşanan carilerde bir sonraki talebi gönderirken önceki ayın açık kalemini de not olarak ekleyin. Karşı taraf neyi kontrol edeceğini baştan bilir.
Düzeltmeden sonra bakiyeyi yeniden teyit edin
Kayıtlar düzeltildi, karşı taraf açıklamayı kabul etti. Burada dosyayı kapatmak cazip gelir. Kapatmadan önce bir adım daha atın: güncel bakiyeyi yeniden teyit edin.
Örnekte iki düzeltmeden sonra sizdeki alacak 208.150 TL'ye iner. Karşı taraf 9.800 TL'lik faturayı ekimde işlediyse 30 Eylül kesitinde onların bakiyesi 198.350 TL olarak kalır; aradaki tek fark açıklanmış zamanlama kalemidir. Bu durumu yazılı hâle getirmek, yıl sonunda ya da bir denetimde "bu cari neden eylülde tutmuyordu?" sorusunun cevabını hazır tutar.
Sonucu mutabakat mektubu olarak oluşturup arşive almak bu kaydı tamamlar. MutabakatAI'de tamamlanan karşılaştırmalar arşivde saklanır; geçmiş dönemin raporunu sonradan yeniden açıp indirebilirsiniz.
SSS
Fark listesinin toplamı bakiye farkını tutmuyorsa ne yapmalıyım?
Önce yüklediğiniz dosyaları kontrol edin. Açılış bakiyesi satırının ekstrede olup olmadığına, borç ve alacak kolonlarının doğru okunduğuna ve iki tarafın aynı tarih aralığını kapsadığına bakın. Sorun çoğu zaman eşleştirmede değil, dosyanın kendisindedir.
Zamanlama farkı için düzeltme kaydı atmak gerekir mi?
Hayır. Kayıt iki tarafta da doğru, yalnızca farklı dönemlere düşmüşse kimsenin fiş kesmesi gerekmez. Yapılması gereken, kalemi açıklamak ve bir sonraki dönemde kapanıp kapanmadığını kontrol etmektir.
Mükerrer kaydı karşı taraf da fark etmeli mi?
Kayıt sizde iki kez işlendiyse düzeltme sizindir ve karşı tarafın bir şey yapması gerekmez. Yine de karşı tarafa giden mesajda kısaca belirtmek iyi olur; onlar da aynı kalemi listede görüp sormak zorunda kalmaz.
Ekstre karşılaştırma için hangi dosya formatı gerekiyor?
MutabakatAI'ye muhasebe programınızdan aldığınız Excel (.xlsx) ekstresini olduğu gibi yükleyebilirsiniz. Sabit bir şablon hazırlamanız gerekmez; kolonlar okunur ve onayınıza sunulur.
Sonuç
Fark tutarı işin başlangıcıdır. Listeyi bakiye farkıyla tutturmak, kalemleri kimin düzelteceğine göre ayırmak, önce kendi tarafınızı temizlemek ve karşı tarafa belge bazında yazmak, aynı cari için uzayan yazışmaları kısaltır. Zamanlama farklarını bir sonraki döneme not düşüp güncel bakiyeyi yeniden teyit ettiğinizde dosya gerçekten kapanmış olur.
İki ekstreyi yan yana getirmek ve farkı kalem kalem görmek için MutabakatAI ekstre karşılaştırma sayfasına göz atabilirsiniz.