Birçok muhasebe ekibinde cari mutabakat yılda bir kez, aralık kapanışında hatırlanır. Ocak ayının ilk haftalarında yüzlerce cariye mektup gider, yanıtlar şubata sarkar ve “Mutabık değilim” diyen firmalarla on iki aylık hareketin içinde fark aranır.
Sorun mutabakatın kendisinde değil, zamanlamasındadır. Mart ayında oluşan 2.400 TL’lik bir fark aralıkta bulunmaya çalışıldığında, o faturayı kesen kişi belki işten ayrılmış, ödeme açıklaması çoktan unutulmuş olur. Aşağıda cari mutabakatı hangi sıklıkta yapmanın mantıklı olduğunu, carileri nasıl gruplayabileceğinizi ve uygulanabilir bir yıllık takvimi bulacaksınız.
Tek bir doğru sıklık yok
Her cari için aynı takvimi uygulamak kolay görünür ama verimli değildir. Ayda iki fatura kestiğiniz bir tedarikçiyle her ay mutabakat yapmak gereksiz yazışma üretir. Ayda yüzlerce hareket gördüğünüz bir bayiyle yılda bir kez mutabakat yapmak ise farkları biriktirir.
Sıklığı belirlerken üç soruya bakmak yeterlidir:
- Hareket yoğunluğu: Bu cari ile ayda kaç fatura, ödeme ve iade satırı oluşuyor?
- Bakiye büyüklüğü: Açık bakiye sizin için ne kadar önemli bir tutar?
- Geçmiş fark sıklığı: Bu cariyle önceki mutabakatlarda ne sıklıkla fark çıktı?
Bu üç soruya verdiğiniz yanıt, carinin hangi takvimde izleneceğini büyük ölçüde belirler.
Carileri üç gruba ayırın
Pratikte işe yarayan yöntem, cari listesini birkaç gruba bölmek ve her gruba ayrı sıklık atamaktır.
| Grup | Tipik özellik | Önerilen sıklık |
|---|---|---|
| Yoğun cariler | Ayda onlarca hareket, yüksek bakiye, sık iade veya parçalı ödeme | Aylık |
| Orta yoğunluktaki cariler | Düzenli ama seyrek hareket, orta bakiye | Çeyreklik |
| Seyrek cariler | Yılda birkaç işlem, düşük veya sıfıra yakın bakiye | Yıl sonu |
Bu tabloyu sabit bir kural olarak değil, başlangıç noktası olarak düşünün. Bakiyesi düşük ama her ay itiraz eden bir cari, kendi grubundan bir üst sıklığa taşınmayı hak eder.
Yoğun cariler için aylık mutabakat
Ana tedarikçiler, büyük bayiler ve sürekli iade alışverişi olan müşteriler bu grupta yer alır. Burada aylık bakiye onayı, farkın oluştuğu ay içinde yakalanmasını sağlar.
Örnek: Bir bayiyle ay içinde 180 satır hareket oluşuyor. Eylül sonunda sizin kayıtlarınızda 412.300 TL alacak, bayinin kayıtlarında 409.900 TL borç görünüyor. 2.400 TL’lik farkı aradığınız alan yalnızca eylül ayının hareketleridir. Aynı farkı aralıkta arasaydınız, dokuz ayı tarayacaktınız.
Orta yoğunluktaki cariler için çeyreklik mutabakat
Düzenli çalıştığınız ama hareket sayısı sınırlı olan firmalar için üç ayda bir mutabakat genelde yeterlidir. Mart, haziran, eylül ve aralık sonları doğal kesit tarihleridir; geçici vergi dönemleriyle de örtüştüğü için kapanış takviminize kolayca oturur.
Çeyreklik düzende fark çıktığında üç aylık ekstreye bakarsınız. Bu, yıllık ekstreye göre çok daha yönetilebilir bir iştir.
Seyrek cariler için yıl sonu mutabakatı
Yılda birkaç kez hizmet aldığınız firmalar, tek seferlik müşteriler veya bakiyesi uzun süredir değişmeyen cariler bu gruptadır. Bunlar için yıl sonu teyidi çoğu zaman yeterlidir.
Bakiyesi sıfır olan carileri de tamamen atlamayın. Sizde sıfır görünen bir cari, karşı tarafta kapatılmamış bir iade faturası yüzünden açık bakiye taşıyor olabilir. Yıl sonunda bu carilere de kısa bir onay göndermek iyi bir alışkanlıktır.
Grupları yılda bir kez gözden geçirin. Hacmi artan bir müşteri çeyreklikten aylığa geçmeli; işi azalan bir tedarikçi ise yıl sonu grubuna inebilir.
Sıklığı artırmayı gerektiren durumlar
Bazı olaylar, carinin normal takviminden bağımsız olarak hemen mutabakat yapmayı mantıklı kılar:
- Ticari ilişki bitiyorsa: Bir tedarikçiyle çalışmayı bırakıyorsanız, son ödemeden önce bakiyeyi teyit edin. İlişki bittikten sonra fark çözmek çok daha zordur.
- Toplu iade veya fiyat farkı faturası kesildiyse: Büyük bir iade paketi veya dönemsel fiyat farkı, iki tarafta farklı tarihlerle kayda girebilir.
- Muhasebe programı değiştiyse: Geçiş sırasında açılış bakiyeleri kayabilir. Geçişten sonraki ilk ay tüm yoğun carilerle mutabakat yapmak sürprizleri erkenden gösterir.
- Karşı taraf yapı değiştirdiyse: Unvan değişikliği, birleşme veya yeni bir cari kodla çalışmaya başlama, kayıtların yanlış karta işlenmesine yol açabilir.
- Tahsilatta gecikme başladıysa: Ödemesi yavaşlayan bir müşteriyle bakiyeyi yazılı teyit ettirmek, ileride doğabilecek anlaşmazlıklarda elinizi güçlendirir.
Sık mutabakat iş yükünü artırmaz mı?
İlk bakışta aylık mutabakat, yıllık mutabakatın on iki katı iş gibi görünür. Gerçekte öyle değildir, çünkü her ayın işi çok daha küçüktür.
Aylık düzende yoğun carilerin büyük kısmı “Mutabıkım” diye döner ve iş orada biter. Fark çıkan birkaç cari için de yalnızca bir aylık ekstreye bakılır. Yıl sonunda ise geriye kalan iş, seyrek carilerin onayı ve önceki aylarda kapanmış farkların kontrolüdür.
Yıllık düzende tablo tersine döner. Tüm cariler aynı anda gönderilir, yanıtlar aynı haftalara yığılır ve fark çıkan her cari için on iki aylık hareket taranır. Kapanış takvimini en çok zorlayan şey de budur.
İş yükünü belirleyen asıl şey gönderim sayısı değil, fark çıktığında taranması gereken dönemin uzunluğudur. Kısa dönem, kısa arama demektir.
Örnek bir yıllık takvim
Aşağıdaki takvim, carileri üç gruba ayırmış orta ölçekli bir şirket için hazırlanmış bir örnektir. Kendi kapanış günlerinize göre uyarlayabilirsiniz.
| Ay | Yoğun cariler | Orta yoğunluktaki cariler | Seyrek cariler |
|---|---|---|---|
| Ocak | Aralık kesiti, aylık onay | Aralık kesiti, çeyreklik onay | Aralık kesiti, yıl sonu onayı |
| Şubat | Ocak kesiti | ||
| Mart | Şubat kesiti | ||
| Nisan | Mart kesiti | Mart kesiti | |
| Mayıs | Nisan kesiti | ||
| Haziran | Mayıs kesiti | ||
| Temmuz | Haziran kesiti | Haziran kesiti | |
| Ağustos | Temmuz kesiti | ||
| Eylül | Ağustos kesiti | ||
| Ekim | Eylül kesiti | Eylül kesiti | |
| Kasım | Ekim kesiti | ||
| Aralık | Kasım kesiti |
Bu düzende ocak ayı yine yoğundur ama aralık kesitinde yoğun ve orta grubun sürprizleri azdır, çünkü yılın büyük kısmı zaten teyit edilmiştir.
Gönderim gününü sabitleyin
Takvimin işlemesi için gönderimi ayın belirli bir gününe bağlamak işe yarar. Örneğin “her ayın beşinci iş günü, bir önceki ay sonu kesitiyle” gibi bir kural koyun. Bu süre, ay sonuna yakın kesilen faturaların ve geç işlenen ödemelerin kayda girmesine fırsat tanır.
Karşı tarafa da aynı düzeni iletin. Her ay aynı günlerde mutabakat talebi alan bir muhasebeci, bunu kendi iş akışına ekler ve yanıt süresi kısalır.
Yanıt ve hatırlatma süresini belirleyin
Her gönderim için bir son yanıt tarihi koyun. Aylık düzende beş iş günü, yıl sonunda ise on iş günü çoğu ekip için makul bir süredir. Süre dolmadan iki gün önce yanıt vermeyenlere hatırlatma gönderin.
Yanıt gelmeyen bir cariyi onaylanmış saymayın. Bir sonraki dönemin gönderiminden önce açık kalan cevapları listeleyin ve bunları ayrıca takip edin.
Fark çıktığında dönemi dar tutun
Sık mutabakatın en büyük faydası, fark çıktığında aramanın küçük bir alanda yapılmasıdır. Bunu korumak için birkaç alışkanlık edinin:
- Fark çıkan ayı kapatmadan bir sonraki aya geçmeyin. Açık farkları ay ay biriktirmek, aylık düzenin avantajını yok eder.
- Karşı taraftan ekstre isterken yalnızca ilgili dönemi isteyin. Eylül farkı için yılbaşından bugüne ekstre istemek, iki tarafın da işini büyütür.
- Kapatılan her farkın nedenini kısa bir notla kaydedin: “Eylül, 2.400 TL, bayi iade faturasını ekime almış.” Aynı cariyle benzer fark tekrarlarsa nereye bakacağınızı bilirsiniz.
- Kaynağı belli olmayan tek satırlık düzeltme fişi atmayın. Farkı oluşturan belgeler netleşmeden yapılan düzeltme, bir sonraki dönemde yeniden karşınıza çıkar.
MutabakatAI ile düzenli mutabakat
Takvimi kağıt üzerinde kurmak kolaydır; zor olan, her ay aynı disiplinle uygulamaktır. MutabakatAI bu tekrarlayan kısmı hafifletmek için tasarlandı.
Firma ve bakiye listenizi yükleyip mutabakat taleplerini toplu gönderebilirsiniz. Karşı taraf e-postadaki güvenli bağlantıdan bakiyeyi görür ve hesap açmadan “Mutabıkım” ya da “Mutabık değilim” diye yanıt verir. Yanıt vermeyenlere hatırlatma gönderebilir, kimlerin onayladığını ve kimlerin itiraz ettiğini tek ekrandan izleyebilirsiniz.
Fark çıkan carilerde iki tarafın Excel .xlsx ekstresini mümkün olduğunca olduğu gibi yükleyip yapay zekâ destekli karşılaştırmayla eşleşmeyen satırları görebilirsiniz. Aylık düzende bu dosyalar küçük olduğu için sonuçları kontrol etmek de hızlı olur. Ayrıntılar için cari mutabakat ve ekstre karşılaştırma sayfalarına göz atabilirsiniz.
SSS
Cari mutabakat yılda bir kez yapılsa yeterli olur mu?
Seyrek çalıştığınız ve bakiyesi düşük cariler için çoğu zaman yeterlidir. Yoğun hareketli ve yüksek bakiyeli carilerde ise yılda bir kez mutabakat, farkların birikmesine ve kapanış döneminde uzun aramalara yol açar.
Aylık mutabakat için hangi kesit tarihi kullanılmalı?
En yaygın uygulama, bir önceki ayın son günüdür. Gönderimi ayın ilk iş günlerinden birine bırakmak, geç kesilen faturaların ve ödemelerin kayda girmesine zaman tanır. Kesit tarihini mektupta açıkça yazmayı unutmayın.
Bakiyesi sıfır olan carilere de mutabakat göndermeli miyim?
Yıl sonunda göndermeniz faydalıdır. Sizin kayıtlarınızda sıfır görünen bir cari, karşı tarafta kapanmamış bir iade veya mükerrer kayıt yüzünden açık bakiye taşıyor olabilir.
Bir carinin grubunu ne zaman değiştirmeliyim?
Hareket hacmi belirgin şekilde arttığında, üst üste farklar çıkmaya başladığında veya tahsilatta gecikme gördüğünüzde bir üst sıklığa taşıyın. Hacmi azalan ve uzun süre fark çıkmayan carileri de bir alt gruba indirebilirsiniz.
Sonuç
Cari mutabakatın sıklığı, carinin hareket yoğunluğuna ve bakiyesinin önemine göre belirlenmelidir. Yoğun carileri aylık, orta yoğunluktakileri çeyreklik, seyrek olanları yıl sonunda teyit eden bir düzen, aralık kapanışını hafifletir ve farkları oluştukları dönemde yakalamanızı sağlar. Takvimi bir kez kurup gönderim günlerini sabitlediğinizde, mutabakat yıl sonunun yükü olmaktan çıkar ve aylık rutinin sıradan bir parçası olur.