Dönem sonunda karşı tarafa giden mutabakat mektubu çoğu zaman yıllar önce hazırlanmış bir şablondan çıkar. Firma adı değişir, tutar değişir, gerisi aynı kalır. Sonra yanıtlar gecikir, bir kısmı “hangi tarih itibarıyla?” diye geri döner, bir kısmı da yanlış hesaba bakılarak onaylanır.
Mektubun kendisi kısa bir metindir ama karşı taraftaki muhasebecinin işini ya kolaylaştırır ya zorlaştırır. Aşağıda bir cari hesap mutabakat mektubunda hangi bilgilerin mutlaka yer alması gerektiğini, sık yapılan hataları ve doğrudan kullanabileceğiniz örnek bir metni bulacaksınız.
Mutabakat mektubu ne işe yarar?
Mutabakat mektubu, belirli bir tarih itibarıyla kayıtlarınızda görünen cari bakiyeyi karşı tarafa bildirip onaylamasını istediğiniz yazıdır. Karşı taraf kendi kayıtlarına bakar ve bakiyenin tutup tutmadığını söyler.
Yani mektup bir soru sorar: “Bizim kayıtlarımızda durum bu, sizde de aynı mı?” Sorunun net olması, cevabın hızlı ve doğru gelmesini sağlar. Belirsiz bir mektup ise karşı tarafı ya tahmin yürütmeye ya da size geri yazmaya zorlar.
Bakiye tutmadığında mektubun işi biter, ekstre karşılaştırma başlar. Ama o aşamaya sağlıklı bir yanıtla gelmek için ilk yazının eksiksiz olması gerekir.
Mektupta mutlaka bulunması gereken bilgiler
Her şirketin kendi şablonu olabilir. Yine de aşağıdaki bilgiler eksikse yanıt gecikir veya yanlış gelir.
| Bilgi | Neden gerekli? | Örnek |
|---|---|---|
| Gönderen firmanın unvanı ve vergi numarası | Karşı taraf sizi doğru cari kartta bulsun | ABC Gıda San. ve Tic. A.Ş., VKN 1234567890 |
| Alıcı firmanın unvanı ve cari kodu | Aynı gruptaki firmalar karışmasın | XYZ Lojistik Ltd. Şti., cari kodu 320.01.045 |
| Kesit tarihi | Bakiyenin hangi gün itibarıyla verildiği belli olsun | 30.09.2026 itibarıyla |
| Bakiye tutarı | Karşılaştırılacak rakam | 184.620,40 |
| Bakiyenin yönü | Borç mu alacak mı, kimin lehine | Firmanız lehine alacak bakiyesi |
| Para birimi | Dövizli carilerde karışıklık olmasın | TL, ayrıca dövizli hesaplarda USD/EUR |
| Yanıt seçenekleri | Karşı taraf ne yapacağını bilsin | Mutabıkım / Mutabık değilim |
| Son yanıt tarihi | Takip planı yapılabilsin | 10.10.2026 |
| İrtibat kişisi | Soru olursa kime yazılacağı belli olsun | Muhasebe, ad soyad ve e-posta |
Kesit tarihi ve bakiye yönü en sık atlanan iki bilgi
“Cari bakiyeniz 184.620,40 TL’dir” cümlesi tek başına yeterli değildir. Hangi gün itibarıyla? Kimin kimden alacağı? Karşı taraftaki muhasebeci bu iki bilgiyi bilmeden kendi kaydına bakamaz.
Bakiye yönünü yazarken kendi bakış açınızı değil, karşı tarafın anlayacağı ifadeyi kullanın. “Kayıtlarımızda 120 hesabında borç bakiyesi” demek yerine “kayıtlarımıza göre firmanızın bize 184.620,40 TL borcu görünmektedir” demek çok daha az yoruma açıktır.
Kesit tarihini ay sonu olarak seçtiyseniz, o tarihten sonra yapılan ödeme ve faturaların bakiyeye dahil olmadığını mektupta tek cümleyle belirtin. Karşı taraf 2 Ekim’de yaptığı ödemeyi düşüp farklı bir rakamla karşılaştırmaya kalkmaz.
Dövizli cariler için ayrı satır
Dövizli çalıştığınız carilerde bakiyeyi yalnızca TL karşılığıyla vermek fark üretir. Siz dönem sonu kuruyla değerleme yaparken karşı taraf farklı bir kurla işlem yapmış olabilir. Döviz cinsinden bakiyeyi ayrıca yazın; TL karşılığını veriyorsanız hangi kurla hesapladığınızı da belirtin.
Sık yapılan hatalar
Mektup şablonu yıllarca kullanıldıkça bazı alışkanlıklar yerleşir. Şunlar en çok karşılaşılanlar:
- Birden fazla cariyi tek mektupta toplamak. Aynı firmanın hem alıcı hem satıcı cari kartı varsa iki bakiyeyi aynı satırda netleştirmek karşı tarafın kaydıyla eşleşmeyebilir. Her cari hesap için ayrı bakiye yazın.
- Yanıt seçeneği bırakmamak. “Bilgilerinize sunarız” diye biten bir mektup karşı taraftan aksiyon istemez. Ne istediğinizi açıkça yazın.
- Son tarih koymamak. Tarih yoksa mektup öncelik sırasında hep geride kalır.
- Eski irtibat bilgisini taşımak. Şablondaki muhasebeci iki yıl önce ayrıldıysa sorular boşluğa gider.
- Gereksiz uzun hukuki paragraflar. Uzun metin okunmaz. Karşı tarafın görmesi gereken üç şey vardır: tarih, tutar, yön.
“Süresi içinde yanıt verilmezse mutabık sayılırsınız” gibi bir cümleye güvenip dosyayı kapatmayın. Yanıt gelmeyen cari, açık cari olarak takipte kalmalı. Bu konuyu yanıt gelmeden cari bakiyeyi kapanmış saymama yazımızda ayrıntılı anlattık.
Örnek mutabakat mektubu metni
Aşağıdaki metni kendi bilgilerinizle güncelleyip kullanabilirsiniz. Kısa tutulmuştur; karşı tarafın ilk okumada ne yapması gerektiğini anlaması hedeflenir.
Konu: 30.09.2026 tarihli cari hesap mutabakatı
Sayın XYZ Lojistik Ltd. Şti. Muhasebe Birimi,
Kayıtlarımızda 30.09.2026 itibarıyla firmanızın cari hesabında (cari kodu 320.01.045) 184.620,40 TL tutarında, firmanız lehine alacak bakiyesi görünmektedir. Bu tutara 30.09.2026 sonrasında yapılan ödeme ve kesilen faturalar dahil değildir.
Kendi kayıtlarınızla karşılaştırıp 10.10.2026 tarihine kadar “Mutabıkım” veya “Mutabık değilim” şeklinde yanıt vermenizi rica ederiz. Mutabık değilseniz, aynı tarih itibarıyla kayıtlarınızdaki bakiyeyi ve mümkünse cari ekstrenizi paylaşmanız farkı hızlı bulmamızı sağlar.
Sorularınız için: Elif Yılmaz, Muhasebe, elif.yilmaz@abcgida.com.tr
Saygılarımızla, ABC Gıda San. ve Tic. A.Ş.
Metinde dikkat edilen birkaç noktaya bakın. Bakiye yönü karşı tarafın gözünden yazılmış, kesit tarihinden sonraki hareketlerin dahil olmadığı belirtilmiş ve “Mutabık değilim” diyen tarafa bir sonraki adım gösterilmiş. Bu son cümle, itirazın ardından gelecek “hangi bakiyeyi görüyorsunuz?” yazışmasını baştan kısaltır.
Mektupta kendi cari kodunuzu da yazın. Karşı taraf sizi kendi programında unvanla değil kodla arıyorsa, “ABC Gıda” yerine “ABC GIDA SAN.” diye açılmış bir kartı bulmakla vakit kaybetmez.
Mektubu nasıl göndermeli?
Klasik yöntemde mektup kaşeli ve imzalı olarak hazırlanır, PDF eki olarak e-postayla ya da kâğıt üzerinde gönderilir. Karşı taraf da çıktıyı imzalayıp geri yollar. Az sayıda cari için bu yöntem işler. Ama dönem sonunda yüz cariye mektup hazırlamak, her birinin yanıtını e-posta kutusunda takip etmek ve kimin dönmediğini bir Excel listesinde işaretlemek ciddi zaman alır.
Burada iki iş birbirinden ayrılmalı: mektubun içeriği ve takibin kendisi. İçerik yukarıdaki tablodaki bilgilerle standart hâle gelebilir. Takip ise hangi carinin yanıt verdiğini, hangisinin itiraz ettiğini ve hangisine hatırlatma gerektiğini tek yerde görmeyi gerektirir.
Gönderim sırasında şu küçük kontroller de işe yarar:
- Mektup, fatura gönderdiğiniz adrese değil karşı tarafın muhasebe muhatabına gitsin.
- Tutar ve tarih e-postanın konu satırında veya ilk satırında görünsün.
- Son yanıt tarihinden birkaç gün önce yanıt vermeyenlere kısa bir hatırlatma planlayın.
MutabakatAI ile mektup ve takip
MutabakatAI’de bakiye mutabakatına firma listenizle başlarsınız: firma adı, vergi numarası veya cari kodu, muhatap e-postası ve kesit tarihindeki bakiye. Bu listeyi Excel .xlsx dosyası olarak yükleyip tüm talepleri tek seferde gönderebilirsiniz.
Karşı taraf e-postadaki güvenli bağlantıyı açar, bakiyeyi görür ve hesap oluşturmadan “Mutabıkım” ya da “Mutabık değilim” yanıtını verir. Böylece yukarıda saydığımız tarih, tutar, yön ve yanıt seçeneği her talepte aynı düzende karşı tarafa ulaşır.
Siz de hangi carinin onayladığını, hangisinin itiraz ettiğini ve hangisinin hâlâ yanıt vermediğini tek ekrandan izlersiniz. Yanıt gelmeyenler için son tarihten önce otomatik hatırlatma gönderilebilir. Bakiye tutmayan carilerde iki tarafın .xlsx ekstresini yükleyip farkı satır bazında karşılaştırabilir, sonucu raporlayıp mutabakat mektubu olarak karşı tarafla paylaşabilirsiniz.
Toplu gönderimin adımlarını toplu bakiye mutabakatı rehberinde, sürecin genelini cari mutabakat sayfasında bulabilirsiniz.
SSS
Mutabakat mektubu e-postayla gönderilebilir mi?
Evet, bugün çoğu şirket mutabakat talebini e-postayla gönderiyor. Önemli olan biçim değil, içeriğin eksiksiz olması ve yanıtın kayıt altında tutulmasıdır. Kesit tarihi, bakiye, yön ve yanıt seçeneği net olduğu sürece e-posta en hızlı dönüşü sağlayan kanaldır.
Mektupta fatura listesi de olmalı mı?
İlk mektupta gerek yok. Bakiye mutabakatının amacı tek bir rakamı teyit etmektir. Fatura ve ödeme listesi, karşı taraf “Mutabık değilim” dediğinde ekstre karşılaştırma aşamasında devreye girer. İlk yazıya uzun bir liste eklemek, onaylayacak olan tarafın işini gereksiz yere uzatır.
Aynı firmanın alıcı ve satıcı carisi varsa ne yapmalı?
Her cari hesabı ayrı ayrı yazın. İki bakiyeyi netleştirip tek rakam vermek, karşı tarafın kayıtlarında aynı netleştirme yoksa kesin fark çıkarır. Netleştirme yapacaksanız bunu karşı tarafla önceden konuşun ve mektupta açıkça belirtin.
Karşı taraf farklı bir bakiye bildirirse ne olur?
Bu noktada mektubun işi tamamlanmıştır ve fark araştırması başlar. Her iki tarafın aynı kesit tarihindeki cari ekstrelerini alıp satır satır karşılaştırmak gerekir. Farkın çoğu zaman tarih kayması, işlenmemiş ödeme veya iade gibi birkaç kayıttan geldiği görülür.
Sonuç
İyi bir mutabakat mektubu kısa ve nettir: hangi tarih, hangi tutar, kimin lehine ve ne yanıt bekleniyor. Bu dört bilgi yerindeyse karşı tarafın muhasebecisi kendi kaydına bakıp birkaç dakikada cevap verebilir.
Şablonunuzu bir sonraki dönem sonundan önce bir kez gözden geçirin. Eski irtibat bilgilerini temizlemek, bakiye yönünü karşı tarafın anlayacağı dille yazmak ve son tarih eklemek, yanıt sürenizi çoğu zaman yeni bir yöntem denemekten daha fazla kısaltır.